5 ventajas de aplicar procesos de gestión de proyectos y servicios
En este entorno empresarial, tan complejo y demandante, es fundamental contar con procesos definidos que permitan gestionar los diferentes proyectos y servicios de una manera eficiente, adaptándose a las distintas necesidades que van surgiendo en cada momento.
Nuestro trabajo como consultora tecnológica en Izertis es trasladar este mensaje a nuestros clientes, asesorarles en los diferentes procesos y acompañarlos en la implementación de los mismos.
Para ello contamos con diferentes recursos como pueden ser ITIL, Six Sigma para servicios IT o las metodologías Lean o Agile para la gestión de proyectos.
En este artículo examinaremos cinco ventajas clave de aplicar procesos de gestión ilustrado con un ejemplo basado en mi experiencia profesional en el que implementamos un proceso de gestión de proyectos.
Optimización y simplificación de procesos
El primer beneficio de crear un proceso de gestión es que se definen las acciones que son realmente relevantes en cada paso del procedimiento, lo que implica una optimización y simplificación de los procesos de trabajo.
Al incorporarme a mi puesto actual en un equipo de Service Management y gestión de proyectos de implementación de ServiceNow, el cliente pidió hacer un asesoramiento del equipo e identificar oportunidades de mejora.
Para ello, lo que se hizo fue estandarizar los proyectos con características similares creando un proceso de gestión que optimizase las tareas y recursos utilizados.
Al establecer procesos para gestionar proyectos y servicios se definen las tareas a realizar en cada una de las actividades y los recursos a utilizar, excluyendo las acciones menos relevantes. Esto simplifica el proceso de gestión optimizando así el flujo de trabajo.
Aumento de la eficiencia laboral
Al poner en práctica un proceso de gestión se hace evidente desde el primer momento la notable mejoría de la eficiencia a la hora de ejecutar el proyecto, lo cual tiene un impacto muy positivo en la calidad del servicio ofrecido.
Mejora en la relación y colaboración con el cliente
Establecer un proceso de gestión de proyectos también tiene un notable impacto en la relación y colaboración con el cliente, ya que, al compartir el plan de proyecto detallado, las responsabilidades, las actividades a implementar y los plazos quedan perfectamente definidos.
Como parte de la creación de un proceso de gestión de proyecto, decidimos establecer reuniones de seguimiento para asegurar su correcta implementación.
Esto sirvió para darle al cliente visibilidad sobre el progreso del proyecto y le permite conocer sus responsabilidades dentro del mismo y las dependencias entre las diferentes actividades y áreas de trabajo.
Al establecer un proceso de gestión de proyectos se logra una mejor relación y colaboración con los clientes. Esto se debe a que se comparte un plan detallado del proyecto que define las responsabilidades, actividades y plazos, lo que permite una mejor comunicación y entendimiento entre ambas partes.
Transparencia en el progreso de las actividades y facilidad de control y seguimiento
La utilización de herramientas y técnicas para monitorizar y controlar el avance de los proyectos facilita la identificación de desviaciones y la toma de medidas correctivas oportunas. En este caso, se implementó Jira como herramienta de gestión de proyectos.
Mayor facilidad para identificar puntos de mejora en los procesos y el servicio
Implementar procesos de gestión de proyectos y servicios también permite identificar los puntos de mejora en los que debemos trabajar. Al tener procesos estandarizados y una visión clara de las fases y actividades del proyecto, es más fácil identificar si ciertas áreas necesitan ser optimizadas, modificadas o incluso suprimidas.
Los procesos de gestión definidos permiten la implementación de mejoras continuas, lo que a su vez contribuye a la innovación y al crecimiento de la organización.
Conclusión
Aplicar procesos estandarizados de gestión de proyectos y servicios nos ofrece un gran número de ventajas. Desde la optimización y simplificación de los procesos de trabajo hasta el aumento de la eficiencia laboral y la mejora de la calidad del servicio, estos procesos proporcionan un marco de trabajo que repercute directamente en el logro de los objetivos establecidos. Además, permite identificar áreas de mejora, ofrece transparencia en el progreso de las actividades y facilita el control y seguimiento del proyecto, todos ellos elementos clave para el éxito a largo plazo.
Por ello, en Izertis apostamos por la implementación de procesos de gestión de proyectos y servicios, ya que consideramos que es fundamental para mantenerse competitivo en un sector que se encuentra en constante evolución.