Gestão de documentos e conteúdos empresariais
Gestão de conteúdos empresariais
Soluções para organizações que precisam de um sistema que garanta o acesso aos seus documentos e informações a partir de qualquer lugar, com a opção de implementar processos próprios para a gestão dos documentos.
Gestão de documentos
Digitalização e captura de documentos
Colaboração empresarial
Process Services (Workflow)
Governação da informação
Inteligência e análise
- Gestão de documentos
- Servidores descentralizados
- Gestão de conteúdo web (incluindo aplicações web e virtualização de sessões).
- Suporte a vários idiomas
- Publicação integrada
- Empacotamento de aplicações portáteis
- Acesso ao repositório via CIFS/SMB, FTP e WebDAV
- Suporte multiplataforma
- Interface gráfica baseada em navegadores de Internet
- Pesquisas implementadas com o motor SQLR
Gestão de faturas
Gestão de todo o processo, desde a receção da fatura por qualquer meio (e-mail, papel, fax, EDI, etc.) até ao seu armazenamento final, passando pelos correspondentes fluxos de aprovação.
Digitalização certificada
Mais de 60 profissionais especializados em soluções IQVIA, a falar a mesma língua que os nossos clientes.
Reconhecimento automático de imagens
Experiência comprovada: mais de 50 clientes farmacêuticos, com projetos globais, regionais e locais em CRM, automatização comercial, gestão de conteúdo e customer engagement multicanal.
Assinatura de documentos a partir do gestor documental
Metodologia adaptada: estruturas ágeis e processos próprios que cobrem todo o ciclo de vida, desde a consultoria inicial até aos serviços post-rollout.
- Reduz os custos associados à gestão de faturas em papel.
- Melhore os tempos de processamento de cada fatura. Graças ao uso de fluxos de trabalho e à automatização de tarefas, é possível acelerar o tempo de processamento de cada fatura e, mais importante ainda, detectar os bottlenecks no momento em que ocorrem.
- Permite que os fornecedores tenham acesso ao estado das suas faturas (self-service). A criação do portal para fornecedores permite conhecer o estado das faturas emitidas, bem como consultar um histórico de todas as suas faturas, evitando chamadas e consultas ao departamento de contabilidade.
- Evita a duplicação tanto no pagamento, armazenamento e registo de faturas. Antes de enviar a fatura ao ERP para efetuar o pagamento, são verificados determinados parâmetros da fatura para confirmar que não foi paga no passado e que não pertence a nenhum fluxo atual.
- Obtenha relatórios de produtividade, velocidade nos pagamentos e outras medidas. Conhecer as métricas de qualquer processo é vital. Neste caso, isso permitir-nos-á pagar as faturas mais rapidamente, podendo negociar descontos por pagamento antecipado com o fornecedor.
Gestão de tickets
Permite que os colaboradores, através dos seus dispositivos móveis, digitalizem todos os seus recibos de despesas, incluindo informações sobre o tipo de despesa, que são automaticamente convertidos em PDFs.
É gerada uma Nota de Despesa que, graças à elaboração de um mapa documental específico para cada organização, ou seja, uma estrutura de pastas automáticas, as despesas são incluídas no sistema de forma adequada.
O documento é enviado para a plataforma de assinatura até ser aprovado e arquivado adequadamente.
Benefícios
- Redução de custos devido à eliminação dos processos de impressão, envio de correspondência e armazenamento.
- Segurança proporcionada pelo sistema de assinatura e verificação de toda a documentação recebida.
- Há uma simplificação dos procedimentos administrativos, dedicando os recursos a tarefas mais produtivas.
- Maior controlo sobre a documentação recebida e arquivada automaticamente.
- Evita a duplicação de despesas e reduz erros no processo de criação, captura, entrega e armazenamento.
Gestão de arquivos pessoais, desde a digitalização e extração dos dados mais importantes dos arquivos até o armazenamento, garantindo em todos os momentos o cumprimento da LOPD e do RGPD.
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Economia de tempo de até 50% na hora de procurar a documentação e de custos na sua gestão e armazenamento.
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Redução do risco de perda de documentação.
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Agilidade e automatização das tarefas administrativas com a criação de fluxos de trabalho (workflows) que permitem integrar documentos e processos de negócio num ambiente controlado.
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Melhoria da produtividade.
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Controlo sobre o acesso aos documentos, em que momento e quais as atividades que podem ser realizadas sobre os mesmos.
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Segurança: Garantia do cumprimento da LOPD e do RGPD, uma vez que contém informações pessoais e confidenciais.
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Redução de redundâncias, como a duplicação de documentos.
Baseada em padrões Open Source, ajuda a gerir o conhecimento da empresa de forma eficaz.
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Reduz as chamadas para o departamento de Suporte. A solução facilita que os utilizadores se conectem à web para consultar as suas dúvidas e obter resultados ótimos sem a necessidade de ligar para o departamento de suporte.
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Interface simples e integrável na sua própria intranet ou web corporativa. Os artigos, tutoriais ou perguntas/respostas armazenados no gestor documental estão acessíveis através de uma interface de utilizador intuitiva que pode ser incorporada na web corporativa através da tecnologia flash/flex ou adaptando-a com modelos simples.
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Integração com o sistema de Tickets. Por se tratar de um módulo da Hyland | Alfresco, é muito simples integrar este sistema com o seu atual sistema de Tickets, de modo a alimentar a base de dados de conhecimento do próprio departamento técnico.
Proccess Services - BPM
Hyland | Alfresco Process Services (com tecnologia Activiti) é uma solução de gestão de processos empresariais (BPM) orientada para profissionais de negócios e programadores. No seu núcleo encontra-se um motor de processos empresariais de código aberto e alto desempenho baseado em Activiti, com flexibilidade e escalabilidade para lidar com uma ampla variedade de processos críticos. O Hyland | Alfresco Process Services oferece um poderoso conjunto de ferramentas para utilizadores finais e integra-se numa ampla variedade de sistemas empresariais, incluindo Hyland | Alfresco Content Services, Box e Google Drive.
Facilidade de desenvolvimento e implementação
Gestão eficiente de tarefas e casos
Abertos e fáceis de integrar
Solução para o cumprimento de processos
Escala e solidez de nível empresarial
Gestão de tarefas e casos
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Os utilizadores podem aceder a todas as informações, tarefas e documentos necessários para realizar, com rapidez e eficiência, os processos empresariais essenciais.
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Colaboração com utilizadores que trabalham em equipa para realizar tarefas. Os utilizadores podem atribuir tarefas e subtarefas a diferentes pessoas, o que lhes permite ocupar-se de tarefas não rotineiras.
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As caixas de entrada de tarefas individuais e de grupo permitem que as organizações modelem os processos para dar suporte a uma ampla variedade de situações empresariais.
Conformidade regulamentar
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A estreita integração com o Hyland | Alfresco Content Services permite que os processos garantam a conformidade e registem a atividade. Por exemplo, declarar automaticamente os documentos de contas abertas como documentos de arquivo como parte do processo de integração de clientes.
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A criação e declaração automatizadas de documentos, com a capacidade de guardar o histórico dos processos, permite às organizações automatizar muitas das atividades associadas ao cumprimento de regulamentos que levam tanto tempo.
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A ampla integração com aplicações de outras linhas de negócio e sistemas de partilha de conteúdo (por exemplo, Box e Google Drive) permite que o Hyland | Alfresco Process Services capture conteúdo ocasional e o coloque sob o controlo de conformidade.
Integração de processos e conteúdo
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Os poderosos modelos de metadados e regras podem ser usados para iniciar e mover conteúdo automaticamente nos fluxos de processos.
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A integração perfeita com aplicações líderes de linhas de negócio e produtividade contextualiza o conteúdo para melhorar a produtividade dos colaboradores.
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O acesso móvel e pela web garante a continuidade dos processos, mesmo além dos limites da empresa.
Automatização inteligente
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As tabelas de decisão automatizam os processos com base em regras de negócio fáceis de configurar e eliminam as etapas manuais repetitivas.
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As análises de processos, relatórios e diagramas de fluxo oferecem as informações necessárias para aumentar a eficiência e o desempenho dos processos.
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Os documentos com resumos de processos gerados automaticamente oferecem uma pista de auditoria clara e reforçam a conformidade dos processos.
Gestão da governação da informação
Os processos de governação da informação permitem gerir o uso, a proteção, o armazenamento e a eliminação das informações empresariais. Uma governação da informação eficaz é a única forma de cumprir os rigorosos requisitos das regulamentações atuais e, além disso, oferece proteção contra possíveis perdas de dados, reduz os riscos de segurança e evita a sobrecarga de dados, o que representa uma economia de custos e tempo.
Records Management
Gestão do ciclo de vida da informação
Segurança e acesso controlado
Conformidade regulamentar
Descoberta eletrónica e retenções legais
Federação e gestão de conteúdo in situ
Qual é a diferença entre a gestão da informação e a governação da informação?
A gestão da informação centra-se na forma como a informação é gerida e, geralmente, é da responsabilidade do departamento de TI. A governação da informação centra-se no porquê da informação (políticas).
Por que a governação da informação é importante?
Os processos de governação da informação visam obter o controlo das informações empresariais, não apenas do conteúdo digital não estruturado, mas também dos dados estruturados e dos documentos em papel. A governação da informação abrange as políticas, os procedimentos e as tecnologias que determinam como as informações são geridas, protegidas, utilizadas, retidas e eliminadas numa organização.
Por que é necessário a governação da informação?
Ter um programa sólido de governação da informação ajudará uma organização a cumprir as leis e regulamentos pertinentes, proteger os seus dados e reputação e responder eficazmente a possíveis pedidos de descoberta eletrónica ou acesso à informação. Também evita a sobrecarga de dados, conservando apenas o conteúdo mais valioso.
Qual é a diferença entre a governação da informação e a gestão de documentos de arquivo?
Embora a gestão de documentos de arquivo seja um aspeto da governação da informação, um programa de governação da informação abrange questões mais amplas, como segurança de dados, gestão do ciclo de vida da informação e descoberta eletrónica.
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