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Conteúdo comercial e gerenciamento de documentos

Gestão de conteúdo empresarial

Soluções para empresas que precisam de um sistema que garanta o acesso aos seus documentos e informações de qualquer lugar, com a opção de implementação de processos próprios de gestão documental.

Gerenciamento de documento
Digitalização e captura de documentos
Colaboração empresarial
Process Services (Workflows)
Governança da informação
Inteligência e análise

Gestão documental

  • Gerenciamento de documento.
  • Gerenciamento de conteúdo da web (incluindo aplicativos da web e virtualização de sessão).
  • Publicação integrada.
  • Acesso ao repositório via CIFS / SMB, FTP e WebDAV.
  • Fluxo de trabalho baseado em BPM Activiti.
  • Pesquisas implementadas com o motor SQLR.
  • Servidores descentralizados.
  • Suporte a vários idiomas.
  • Embalagem de aplicativo portátil.
  • Suporte multiplataforma.
  • Interface gráfica baseada em navegadores de Internet.

Gestão de faturas

Gestão de todo o processo, desde a recepção da factura por qualquer meio (email, papel, fax, EDI,…) até ao seu armazenamento final, passando pelos respectivos fluxos de aprovação.

Digitalização certificada
Reconhecimento automático de imagem
Assinatura de documentos do gerenciador de documentos

Lucros

  • Reduz os custos associados ao gerenciamento de faturas em papel.
  • Evite a duplicação tanto no pagamento, armazenamento e registro de faturas. Uma etapa anterior ao envio da fatura ao ERP para efetuar o seu pagamento, alguns parâmetros da fatura são verificados para verificar se ela não foi paga no passado e se não pertence a nenhum fluxo atual.
  • Melhore os tempos de processamento de cada fatura. Graças à utilização de workflows e à automatização de tarefas, é possível acelerar o tempo de processamento de cada fatura e, o que é mais importante, detectar gargalos no momento em que ocorrem.
  • Obtenha relatórios de produtividade, velocidade de pagamento e outras medidas. Conhecer as métricas de qualquer processo é vital, neste caso, nos permitirá pagar as faturas mais rapidamente, podendo negociar descontos para pagamento imediato com o fornecedor.
  • Permite que os provedores acessem o status de suas faturas (autosserviço). A criação do portal de fornecedores permite-lhe conhecer o estado das faturas que emitiu, bem como consultar um histórico de todas as suas faturas, evitando chamadas e consultas ao departamento de contabilidade.

Gestão de ingressos

  • Ele permite que os funcionários, por meio de seus dispositivos móveis, digitalizem todos os seus tíquetes de despesas, incluindo informações sobre o tipo de despesas que são automaticamente convertidas em PDFs.
  • É gerada uma Nota de Despesa que graças à elaboração de um mapa de documentos específico para cada organização, ou seja, uma estrutura de pastas automáticas; despesas são incluídas no sistema de forma adequada.
  • O documento é enviado para o portal de assinaturas até que seja aprovado e devidamente arquivado.

Lucros

  • Redução de custos devido à eliminação dos processos de impressão, envio de mensagens e armazenamento.
  • Maior controle sobre a documentação recebida e arquivada automaticamente.
  • Segurança proporcionada pelo sistema de assinatura e verificação de toda a documentação recebida.
  • Evite a duplicação de despesas e reduza erros no processo de geração, captura, entrega e armazenamento.
  • Os procedimentos administrativos são simplificados, dedicando recursos a tarefas mais produtivas.

Gestão de Recursos Humanos

Gestão de arquivos pessoais que vão desde a digitalização e extração dos dados mais importantes dos arquivos até o armazenamento, garantindo sempre o cumprimento do LOPD e GDPR.

Lucros

  • Economia de tempo de até 50% na busca de documentação e custos de gerenciamento e armazenamento.
  • Melhorar a produtividade.
  • Segurança: Garantia no cumprimento da LOPD e GDRP por conter informações pessoais e confidenciais.
  • Redução do risco de perda de documentação.
  • Controle de acesso aos documentos, a que horas e quais atividades podem ser realizadas neles.
  • Redução de redundâncias, como duplicação de documentos.
  • Agilidade e automação das tarefas administrativas com a criação de workflows que permitem integrar documentos e processos de negócio em um ambiente controlado.

Gestão do conhecimento

Baseado em padrões Open Source, ajuda a gerenciar o conhecimento da empresa de forma eficaz.

Lucros

  • Reduza as chamadas para o departamento de suporte. A solução torna mais fácil para os usuários se conectarem à web para consultar suas dúvidas e obter os melhores resultados sem ter que ligar para o departamento de suporte.
  • Interface simples que pode ser integrada à sua própria intranet ou site corporativo. Os artigos, instruções ou perguntas / respostas armazenados no gerenciador de documentos são acessíveis por meio de uma interface de usuário intuitiva que pode ser incorporada ao site corporativo em através da tecnologia flash / flex ou adaptando-a com modelos simples.
  • Integração com o sistema de Ticket. Por se tratar de um módulo Alfresco, é muito fácil integrar este sistema com o seu sistema de Ticket atual para que o próprio departamento técnico se insira na base de dados de conhecimento.
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Proccess Services - BPM

Alfresco Process Services (Powered by Activiti) é uma solução de gerenciamento de processos de negócios (BPM) voltada para empresários e desenvolvedores. Em seu núcleo está um mecanismo de processo de negócios baseado em Activiti, de código aberto e alto desempenho, com flexibilidade e escalabilidade para lidar com uma ampla variedade de processos críticos. Alfresco Process Services oferece um conjunto poderoso de ferramentas para o usuário final e se integra a uma ampla variedade de sistemas de negócios, incluindo Alfresco Content Services, Box e Google Drive.

Facilidade de desenvolvimento e implementação
Caso poderoso e gerenciamento de tarefas
Aberto e fácil de integrar
Solução para conformidade de processos
Escala de nível empresarial e robustez

Gerenciamento de tarefas e casos

  • Os usuários podem acessar todas as informações, tarefas e documentos para executar os principais processos de negócios de forma rápida e eficiente.
  • Colaboração com usuários que trabalham em equipe para realizar tarefas. Os usuários podem atribuir tarefas e subtarefas a pessoas diferentes, permitindo que cuidem de tarefas não rotineiras.
  • Caixas de entrada de tarefas individuais e em grupo permitem que as organizações modelem processos para oferecer suporte a uma ampla variedade de situações de negócios.

Conformidade normativa

  • A forte integração com Alfresco Content Services permite que os processos garantam a conformidade e registrem atividades. Por exemplo, declarar automaticamente documentos de contas abertas como registros como parte do processo de integração do cliente.
  • A criação e declaração automatizada de documentos, com a capacidade de salvar o histórico do processo, permite que as organizações automatizem muitas das atividades demoradas associadas à conformidade.
  • A integração extensiva com aplicativos de outras linhas de negócios e sistemas de compartilhamento de conteúdo (por exemplo, Box e Google Drive) permite que o Alfresco Process Services capture conteúdo ocasional e o coloque sob controle de conformidade.

Integração de processo e conteúdo

  • Regras poderosas e modelos de metadados podem ser usados ​​para iniciar e mover conteúdo automaticamente em fluxos de trabalho.
  • A integração perfeita com aplicativos líderes de linha de negócios e produtividade coloca o conteúdo em contexto para melhorar a produtividade dos funcionários.
  • O acesso mobile e web garantem a continuidade dos processos mesmo além dos limites da empresa.

Automação inteligente

  • As tabelas de decisão automatizam processos baseados em regras de negócios fáceis de configurar e eliminam etapas manuais repetitivas.
  • Análise de processos, relatórios e fluxogramas fornecem as informações de que você precisa para aumentar a eficiência e o desempenho do processo.
  • Documentos com resumos de processos gerados automaticamente fornecem uma trilha de auditoria clara e reforçam a conformidade do processo.
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Gestão da governança da informação

Os processos de governança de informações permitem que você gerencie o uso, a proteção, o armazenamento e o descarte de informações de negócios. A governança de informações eficaz é a única maneira de atender aos requisitos rigorosos das regulamentações atuais e também protege contra possíveis perdas de dados, reduz os riscos de segurança e evita a sobrecarga de dados, economizando dinheiro, custos e tempo.

Gestão de Registros
Gestão do ciclo de vida da informação
Segurança e acesso controlado
Conformidade regulatória
Descoberta eletrônica e retenções legais
Gerenciamento e federação de conteúdo no local

¿En qué se diferencia el gobierno de la información de la gestión de la información?

La gestión de la información se centra en el cómo gestionar la información y, por lo general, es responsabilidad del departamento de TI. El gobierno de la información se centra en el por qué de la información (políticas).

Por que a governança da informação é importante?

Os processos de governança da informação buscam obter o controle das informações do negócio, não apenas do conteúdo digital não estruturado, mas também dos dados estruturados e documentos em papel. A governança de informações abrange as políticas, procedimentos e tecnologias que determinam como as informações são gerenciadas, protegidas, usadas, retidas e descartadas em uma organização.

Por que a governança da informação é necessária?

Ter um programa de governança de informações robusto ajudará uma organização a cumprir as leis e regulamentos relevantes, proteger seus dados e reputação e responder com eficácia a possíveis solicitações de acesso a informações ou descoberta eletrônica. Também evita a sobrecarga de dados, mantendo apenas o conteúdo mais valioso.

Como a governança da informação difere do gerenciamento de registros?

Embora o gerenciamento de registros seja um aspecto da governança de informações, um programa de governança de informações abrange questões mais amplas, como segurança de dados, gerenciamento do ciclo de vida das informações e descoberta eletrônica.

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