Cocinando una gestión de proyectos exitosa

La pasada Navidad tuve la inmensa suerte de ser seleccionada como anfitriona de la comida de Navidad familiar. Tras una llamada de mi madre un 6 de diciembre donde me comunicó que había sufrido una caída y como consecuencia un brazo roto, me adjudicaba la ardua tarea de realizar la comida de Navidad para toda la familia. 

Después de calmarla, acepté la adjudicación del proyecto e inicié la toma de requerimientos. Cuando ya llevaba dos horas apuntando ingredientes, recetas, manías y gustos de cada familiar… sin ningún orden ni sentido, la interrumpí y le dije: 

• Mamá, ¿sabes que siempre dices que no entiendes demasiado bien a lo que me dedico?, pues este es un buen momento para que lo entiendas de forma práctica. Vamos a tratar la comida de Navidad como un proyecto. Yo voy a ser el jefe de proyectos y tú el cliente. 

Holacracy Agile

Pero para no morir bajo el yugo de un cliente autoritario, le expliqué que a partir de ahora seriamos una familia/organización que seguía como metodología de gobernanza Holacracy Agile, donde no hay jefes y la autoridad y la toma de decisiones se distribuye de forma horizontal. Dentro de esta metodología se crean círculos con funciones concretas y cada miembro del círculo tiene un rol asignado. 

Para ello, nosotros formamos el círculo "comité navideño". El objetivo de este círculo era definir el diseño del día de Navidad y dentro, incluimos a varios familiares con sus roles bien definidos. 

En la reunión de gobernanza definimos los roles y posteriormente en la reunión táctica concertamos el diseño del día de Navidad según los roles establecidos.

Realizamos la reunión táctica con todos los roles involucrados. En esta, cada uno tenía la capacidad de tomar y ejecutar decisiones relacionadas con el propósito de su rol sin necesidad de aprobación por parte de ningún otro rol. La única limitación es que estas decisiones no entraran en conflicto con las responsabilidades del resto de roles y que se tomaran teniendo en cuenta todas las reacciones y objeciones.

Porque como dice Tom Thomison, Holacracy’s co-founder: "Con la holacracia nada se interpone en el camino del trabajo".

Metodologías ágiles

Una vez vez definidos todos los aspectos de la celebración, podíamos iniciar el proyecto, para el que tan solo nos quedaban 15 días. Debido a la necesidad de flexibilidad e inmediatez era obvio que necesitamos usar metodologías ágiles, aunque también había unas fases de proyecto muy definidas. Es por ello que tomamos la decisión de usar una metodología de gestión híbrida, que consiste en combinar la planificación del proyecto por fases (waterfall) con el uso de metodologías ágiles Scrum y Crystal para su fase de ejecución.

Estaba claro que el cliente era mi madre, porque era a quien deberíamos "contentar". Aunque también había muchos otros interesados (stakeholders) implicados en el proyecto, de entre los que debíamos seleccionar al patrocinador. Tenía que ser alguien que creyera firmemente en el proyecto, lo defendiera y lo "apadrinara". En este caso la importancia era mayor dado que había un factor de cambio significativo. Así que, para esta importante tarea la escogida fue la abuela de la familia, la "yaya". Tenía la suficiente autoridad para ser escuchada y tomada en cuenta con la importancia necesaria. Además, últimamente se había modernizado con las nuevas tecnologías y era la líder del grupo de whatsapp de la familia.

Con las figuras principales del proyecto identificadas, solo quedaba seleccionar al equipo. Yo actuaría como jefe del proyecto y mi marido, mi hija y mi cuñado formarían parte del equipo de proyecto. 

Yo me encargaría de la gestión del proyecto y coordinación del día. La peque realizaría las tareas de decoración. Mi marido compraría y sería el pinche. Y finalmente mi cuñado, como chef que es, se encargaría de cocinar el menú y adaptarlo a las intolerancias y enfermedades detectadas en la definición de riesgos inicial.

Realizamos el kick-off o lanzamiento del proyecto con todos los interesados en casa del patrocinador, es decir, en casa de la yaya. Al finalizar, enviamos un video al resto de familiares con el resumen del proyecto y donde la abuela explicaba la importancia de esta cita familiar. 

El proyecto había iniciado y era importante dejar claros los principios y propiedades de las metodologías a usar durante la ejecución del proyecto. En este caso los principios básicos a seguir del manifiesto ágil eran los siguientes:

• Satisfacción del cliente como base de los objetivos a conseguir
• Trabajo cercano
• Motivación y confianza
• Autogestión del equipo
• Adaptación a circunstancias cambiantes: a última hora se sumaron 2 nuevos comensales (las parejas de los primos adolescentes), que además presentaban necesidades alimentarias especiales (celiaquía y vegetariana).

Por otro lado, creímos adecuado complementar estos principios con las propiedades siguientes del método Crystal:

Era importante que el equipo tuviera presentes todos estos principios para potenciar el trabajo en equipo y lograr el propósito del proyecto.

Por fin llegó el día de Navidad y la verdad es que la celebración fue un éxito. ¡Y no porque yo lo diga!, sino porque todos quedaron encantados, mi madre nos felicitó y la abuela dio un discurso super emotivo al final de la celebración. Y los más jóvenes hicieron muchas fotos y vídeos con las que posteriormente hicimos un collage muy divertido que actualmente usamos como imagen corporativa en nuestro grupo de WhatsApp.

Para este año la comida de Navidad se ha vuelto a trasladar a mi casa, porque cuando los cambios se implementan bien y son asumidos por todos, la consolidación es un hecho. 

Lo importante no es seguir las metodologías a rajatabla, sino aprender a adaptarlas a las necesidades de cada situación para conseguir el éxito del cocinado del proyecto.

¿Y vosotros, cómo vais a cocinar la gestión de esta Navidad?