Cozinhando com sucesso uma gestão de projeto

No último Natal tive a imensa sorte de ser selecionada como anfitriã da ceia de Natal da família. Depois de um telefonema da minha mãe no dia 6 de dezembro a comunicar-me que tinha sofrido uma queda e, como consequência, um braço partido, foi-me atribuída a árdua tarefa de fazer o jantar de Natal para toda a família.

Depois de a acalmar, aceitei a adjudicação do projeto e comecei a tomar nota dos requisitos. Ao fim de duas horas apontando ingredientes, receitas, manias e gostos de cada familiar… sem nenhuma ordem ou sentido, interrompi-a e disse-lhe: 

• Mamã, dizes-me sempre que não entendes muito bem o que faço? Bem, este é um bom momento para que o entendas de forma prática. Trataremos a ceia de Natal como um projeto. Eu vou ser o chefe de projetos e tu o cliente. 

Holacracy Agile

Mas, para não morrer sob o jugo de um cliente autoritário, expliquei que a partir de agora seríamos uma família/organização que seguia como metodologia de gestão a Holacracy Agile, onde não há chefes nem autoridade e a tomada de decisões são  distribuídas de forma horizontal. Dentro desta metodologia criam-se círculos com funções específicas e cada membro do círculo tem uma função atribuída.

Para isso, formámos o círculo "comité de Natal". O objetivo deste círculo era definir o projeto do dia de Natal e nele incluímos vários membros da família com os seus papéis bem definidos.

Na reunião de gestão definimos os papéis e posteriormente, na reunião tática, organizámos o projeto do dia de Natal de acordo com os papéis estabelecidos.

Realizámos a reunião tática com todos os papéis envolvidos. Nela ficou estabelecido que cada um teria a possibilidade de tomar e executar decisões relacionadas com o objetivo da sua função, sem necessidade de aprovação por parte de qualquer outra função. A única limitação é que estas decisões não entrem em conflito com as responsabilidades dos outros papéis e que se tomem tendo em conta todas as reações e objeções.

Porque, como diz Tom Thomison, Holacracy’s co-founder: "Com a holacracia nada interfere com o trabalho".

Metodologias ágeis

Uma vez definidos todos os aspetos da celebração, podíamos iniciar o projeto, para o qual nos restavam apenas 15 dias. Devido à necessidade de flexibilidade e rapidez era óbvio que necessitávamos usar metodologias ágeis, embora também houvesse fases de projeto muito definidas. É por isso que tomámos a decisão de usar uma metodologia de gestão híbrida. Consistia em combinar o planeamento do projeto por fases (waterfall) com o uso de metodologias ágeis Scrum e Crystal para a sua fase de execução.

Ficou claro que o cliente era a minha mãe, porque era a quem deveríamos "agradar". Porém também havia muitas outras partes interessadas (stakeholders) envolvidas no projeto, de entre as quais deveríamos selecionar o patrocinador. Tinha que ser alguém que acreditasse firmemente no projeto, o defendesse e o "apadrinhasse". Neste caso a importância era maior pois havia um fator de mudança significativo. Então, para esta importante tarefa, a escolhida foi a avó da família, a "yaya". Tinha autoridade suficiente para ser escutada e levada em consideração com a importância necessária. Além disso, ultimamente modernizou-se com as novas tecnologias e é a líder do grupo de WhatsApp da família.

Identificadas as principais figuras do projeto, apenas restava selecionar a equipa. Eu atuaria como chefe do projeto e o meu marido, a minha filha e o meu cunhado fariam parte da equipa do projeto. 

Eu estaria encarregue da gestão do projeto e coordenação do dia. A menina realizaria as tarefas de decoração. O meu marido compraria e seria o ajudante. E finalmente o meu cunhado, como chefe que é, seria responsável por cozinhar o menu e adaptá-lo às intolerâncias e doenças detetadas na definição de risco inicial.

Realizámos o kick-off ou lançamento do projeto com todos os interessados na casa do patrocinador, ou seja, na casa da yaya. No final, enviámos um vídeo para o resto da família com o resumo do projeto e onde a avó explicava a importância deste encontro familiar.

O projeto tinha começado e era importante deixar claro os princípios e propriedades das metodologias a usar durante a execução do projeto. Neste caso os princípios básicos do manifesto ágil a seguir foram os seguintes:

• Satisfação do cliente como base dos objetivos a alcançar

• Trabalho próximo

• Motivação e confiança

• Autogestão da equipa

• Adaptação a circunstâncias em mudança: à última da hora foram adicionados 2 novos convidados (namorados dos primos adolescentes), que também apresentavam necessidades alimentares especiais (celíaca e vegetariana).

Por outro lado, achámos adequado complementar estes princípios com as seguintes propriedades do método Crystal:

Era importante que a equipa tivesse presente todos estes princípios para melhorar o trabalho em equipa e alcançar o objetivo do projeto.

O dia de Natal chegou finalmente e a verdade é que a celebração foi um sucesso.

E não porque sou eu a dizê-lo eh! Mas como todos ficaram encantados, a minha mãe felicitou-nos e a avó fez um discurso super emotivo no final da celebração. E os mais jovens, tiraram muitas fotos e fizeram vídeos com os quais posteriormente fizemos uma colagem muito divertida que atualmente usamos como imagem corporativa no nosso grupo de WhatsApp.

Este ano a ceia de Natal é novamente em minha casa, porque quando as mudanças são bem implementadas e assumidas por todos, a consolidação é um facto.

O importante não é seguir as metodologias à risca, mas aprender a adaptá-las  às necessidades de cada situação para alcançar o sucesso do cozinhado do projeto.

E vocês, como vão cozinhar a gestão deste Natal?