Business processes bottlenecks: 7 pecados capitals
La eficiencia operativa se ve fuertemente afectada por los bottlenecks. Cuellos de botella, restricciones, perturbaciones, bottlenecks en los procesos de negocio que la restringen o perturban, de manera significativa, por grandes que sean los esfuerzos de los profesionales para evitarlo. Ya sea la capacidad, cuando los recursos no pueden garantizar la producción deseada o su nivel de entrega. Ya sea el proceso, los flujos operativos inadecuados y el diseño de procesos mal estructurados. Ya sea en términos de decisión, debido a los delays significativos que se derivan de la misma.
Son, en la primera fase, retos que hay que superar; aunque sean temporales o circunstanciales - pero rápidamente - en otro momento - pueden convertirse, estructuralmente, en obstáculos potencialmente insuperables.
Entre los bottlenecks más reconocibles a los que se enfrentan los equipos y las organizaciones en el día a día, tendríamos que considerar: la escasez de recursos, ya sea de profesionales o de tecnología disponible; la manualidad de los procesos (como me gusta llamarlo); tecnología o sistemas de apoyo inadecuados utilizados o apoyo a la toma de decisiones (como es tan característico de un ERP lento o poco fiable); la mala calidad de la "buena rutina" o de las operaciones diarias eficientes, debido a la falta de estandarización de los procesos, por ejemplo, lo que resulta en inconsistencias e ineficiencias; comunicación ineficiente y/o flujos inadecuados o excesivos de aprobaciones y validaciones, de los que se deriva una importante burocracia corporativa. Si a esto le sumamos la ausencia de métricas de seguimiento y supervisión adecuadamente fiables y plenamente activas, tenemos el marco perfecto (o imperfecto, en este caso).
En teoría, tenemos limitaciones significativas en los procesos de negocio cuando hay fallos importantes en la productividad y la efectividad que, en otras circunstancias, podrían superarse, ya sea por niveles de servicio insatisfechos, recursos subutilizados y/o trabajo acumulado.
Realizar un root cause analysis (RCA) es siempre un primer paso para comprender la dimensión real del problema y su marco. Aunque, un análisis mal realizado puede llevar a tomar medidas inadecuadas, a posteriori, no hacerlo implica, desde el principio, un desconocimiento total de toda la situación y de sus implicaciones. Hay varias soluciones y/o prácticas potenciales que podemos utilizar, para cada bottleneck o causas asociadas.
Destacamos algunos puntos de partida, para un diálogo más productivo, en casos de:
Escasez de recursos:
- Planificación y supervisión de capacidades
- Invertir en formación y automatización
- Garantizar la actualización de los sistemas
- Promover el mantenimiento preventivo
- Diversificar proveedores o cadenas de suministro
Manualidad de los procesos:
- Automatizar los procesos
- Adopción de RPA, ERP y BPM
- Digitalización de documentos y procesos
- Adopción de chatbots e IA, cuando corresponda
- Estandarización clara, con la creación de SOP
- Integrar prácticas Kanban, Lean o Six Sigma
- Integrar sistemas, con API y flujos de trabajo conectados
Tecnología o sistemas de apoyo a la toma de decisiones inadecuados:
- Diagnósticos previos adecuados y posterior mapeo de procesos, con análisis de impacto
- Modernización de sistemas, de forma recurrente, mediante sucesivas actualizaciones y mantenimientos correctivos y preventivos
- Automatización con RPA e IA
- Integración de sistemas, con adopción de herramientas de soporte de BI
Estandarización insuficiente:
- Mapear y modelar procesos relevantes y críticos
- Adopción de herramientas como BPMN y BPM
- Incluir los SOPs en la vida profesional diaria, en la rutina
- Utilizar herramientas de gestión de proyectos
- Empoderamiento profesional y transformación cultural
- Garantizar el aseguramiento de la calidad/auditorías internas periódicas
Comunicación ineficiente:
- Estandarizar la comunicación, creando protocolos de aplicabilidad, si es necesario, definiendo los canales de comunicación adecuados.
- Utilizar plataformas propias y compartibles para este fin, fomentando la retroalimentación constructiva, en el contexto de una política de comunicación transparente
Tecnología inadecuada o sistemas de apoyo a la toma de decisiones, aprobaciones inapropiadas/flujos de burocracia corporativa:
- Comprender e identificar los procesos en detalle, con su mapeo de aprobaciones y validaciones, adoptando una cultura clean/lean.
- Adopte y automatice las aprobaciones y los workflows, utilizando el nuevo universo de herramientas digitales disponibles.
Empresas como Izertis, líderes en transformación digital, pueden convertirse en partners fiables y fundamentales en la promoción de buenas prácticas que, en el contexto coyuntural, mitiguen los bottlenecks de los procesos de negocio; y, al mismo tiempo, promuevan desarrollos estructurales que los eliminen a medio/largo plazo. Para ello, será imprescindible, para el éxito de dicho desiderátum, asegurar un modelo de gobernanza para la gestión e intervención de proyectos que incluya métricas de seguimiento y evaluación de qué limitaciones operativas y de negocio pueden existir, cuáles son sus causas y posibilidades objetivas de resolución. Apoyándose naturalmente -y siempre- en el binomio personas: la tecnología. Y la pasión por ellos.