Caso de sucesso - Federação desportiva internacional de primeiro nível
Portal digital de reclamações legais para uma federação desportiva internacional
A Izertis desenvolveu um projeto de gestão de reclamações legais para uma federação desportiva internacional de primeira linha que pôs fim à comunicação em papel, multiplicou a resolução de processos e melhorou a experiência do utilizador
O projeto
Depois de já ter digitalizado os seus processos jurídicos internos através de um sistema de back-office, o cliente, uma federação desportiva internacional de primeira linha, precisava de dar mais um passo e abrir o seu processo de gestão de casos às partes interessadas externas. Os jogadores, os clubes, os representantes legais e outras partes interessadas não dispunham de um canal direto através do qual pudessem apresentar reclamações legais para arbitragem por parte da organização, e o processo continuava a depender, em grande medida, da documentação em papel e da comunicação por e-mail.
O cliente pretendia eliminar completamente estes canais manuais e oferecer às partes interessadas externas uma experiência totalmente digital para apresentarem e acompanharem as suas reclamações, evitando por completo o uso de papel e a comunicação por e-mail.
Os desafios
Dependência da comunicação em papel e por e-mail
Ausência de um canal direto para as partes interessadas externas
Acompanhamento manual da evolução dos processos judiciais
Necessidade de uma gestão de reclamações totalmente digital
A solução
A Izertis desenvolveu um portal web moderno que permite às partes interessadas externas apresentar reclamações legais e gerir os seus processos junto dos órgãos judiciais da organização de forma padronizada e eficiente. O portal substitui a comunicação em papel e por e-mail por uma experiência totalmente digital e de self-service: os utilizadores podem acompanhar o estado dos seus processos, aceder à documentação e aos prazos, e receber notificações automáticas por e-mail e alertas no próprio portal.
O portal oferece também um ambiente seguro e estruturado para que os utilizadores carreguem e partilhem documentos comprovativos e provas, o que agiliza a preparação dos processos e lhes dá a possibilidade de solicitar assistência jurídica e técnica diretamente a partir da própria plataforma. O seu design adaptativo garante um acesso fluido tanto a partir de computadores de secretária como de dispositivos móveis, o que melhora a flexibilidade e a participação de todas as partes interessadas.
A plataforma oferece uma interface multilingue e baseada em funções que atende a todas as categorias de partes interessadas através de um sistema de início de sessão único (SSO) e integra-se de forma segura com o sistema administrativo de gestão de processos da organização, a fim de eliminar o trabalho duplicado das equipas jurídicas internas. Foi desenvolvida como uma aplicação de página única do tipo «rich client», em conformidade com a política de cibersegurança da organização, e o seu ciclo de vida de desenvolvimento cumpre rigorosas normas internas de desenvolvimento de software; as equipas da Izertis têm superado, todos os anos, a auditoria anual de conformidade com essas normas, com resultados excelentes.
A monitorização do tempo de atividade e o sistema de alertas foram configurados em toda a plataforma, e a cobertura dos testes automatizados será ainda mais alargada ao longo de 2026; além disso, a solução serve agora de base para um futuro roteiro impulsionado pela inteligência artificial, que inclui um agente de integração jurídica, ferramentas centralizadas de assistência jurídica e um modelo de linguagem de grande dimensão específico para o domínio jurídico.
O resultado
Desde o lançamento do portal, o volume de processos jurídicos tratados anualmente triplicou, enquanto a organização conseguiu gerir este crescimento com menos recursos administrativos. A interface redesenhada e intuitiva melhorou significativamente a experiência do utilizador, facilitando mais do que nunca às partes interessadas a apresentação e gestão de reclamações junto dos órgãos de arbitragem.
A comunicação digital centralizada garante que os utilizadores se mantenham informados em tempo real sobre as notificações processuais e as decisões definitivas, enquanto o ambiente seguro de partilha de documentos agilizou a preparação dos processos em todas as áreas. O acesso direto à assistência jurídica e técnica a partir do próprio portal garante respostas rápidas sempre que os utilizadores precisarem de ajuda.
A plataforma presta agora serviço a toda a base global de partes interessadas da organização e já processou mais de 85.000 reclamações e pedidos legais desde o seu lançamento em 2022, contando atualmente com 14.000 utilizadores registados. O tempo de abertura dos processos foi reduzido de semanas para minutos, e a rastreabilidade completa, do início ao fim, de cada apresentação, notificação e decisão permite à organização cumprir os seus requisitos de auditoria e confidencialidade.
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