Caso de sucesso - Polícia Nacional de Espanha
Izertis moderniza, com a Liferay, a intranet da Polícia Nacional de Espanha para 80.000 agentes
O projeto, desenvolvido pela Izertis na qualidade de parceiro tecnológico da Polícia Nacional de Espanha, transforma um ambiente tecnológico obsoleto e fragmentado numa plataforma única, segura e acessível a partir de dispositivos móveis. A nova intranet unifica 150 portais e permite aos agentes realizar trâmites diretamente no terreno
O projeto
A Polícia Nacional de Espanha é uma instituição pública com mais de 200 anos de história e um quadro de 80.000 funcionários distribuídos por todo o território nacional. A sua estrutura é complexa, hierárquica e descentralizada, com unidades que abrangem desde a segurança cidadã até equipas de investigação do crime organizado, passando por operações aéreas, subterrâneas e grandes dispositivos de ordem pública. Todas estas especializações e necessidades coexistem sob uma mesma cadeia de comando.
Essa diversidade organizacional tinha-se transferido, com o tempo, para o plano digital. Cada unidade dispunha do seu próprio portal, da sua própria tecnologia e da sua própria lógica de gestão. O resultado era um ecossistema fragmentado que ninguém geria de forma centralizada e que tinha crescido sem uma visão global.
Em 2019, a instituição deu os primeiros passos no sentido de melhorar a experiência digital com o Liferay através do Portal do Candidato, um projeto web destinado a gerir o acesso aos exames de admissão ao corpo, que introduziu pela primeira vez um Sistema de Gestão de Conteúdos (CMS) como ferramenta de publicação orientada para o cidadão. Este primeiro contacto lançou as bases para enfrentar um desafio muito maior: a modernização integral da sua comunicação interna.
Os desafios
A modernização da comunicação interna da Polícia Nacional deparava-se com um cenário inicial muito exigente. Em 2022, a sua intranet era um portal com 20 anos, baseado em tecnologias obsoletas e bases de dados herdadas. Tinha sido concebida, na altura, como um desenvolvimento de software tradicional, de tal forma que era construída, colocada em produção e, se não gerasse incidências, ninguém voltava a atualizá-la.
O resultado era uma página única com mais de 1.000 links acumulados sem hierarquia. Abaixo desse portal coexistiam cerca de 100 sites dependentes que concentravam vários problemas simultâneos:
• Cada site tinha sido desenvolvido de forma independente, com tecnologia, identidade visual e sistema de gestão próprios.
• Não existia um motor de busca global: a mesma informação podia estar repetida em até dez sites diferentes, sem que houvesse uma forma eficiente de a localizar.
• A gestão da informação sensível em cada site era complexa. Como não existia um sistema centralizado, cada um geria a sua informação de forma independente, o que causava algumas dificuldades.
A ausência de uma infraestrutura unificada tinha, além disso, um impacto direto na segurança, um fator crítico para uma instituição que guarda dados de praticamente toda a população espanhola.
“Não tínhamos capacidade para garantir a segurança dos sites. Como não estavam centralizados num único ponto com a mesma tecnologia, cada um tinha o nível de segurança que lhe correspondia, ou não havia qualquer tipo de segurança”, explica Bernardino Cortijo, inspetor da Polícia Nacional e chefe de projeto.
A estes problemas juntava-se uma limitação operacional. Dos 80 000 funcionários do corpo, aproximadamente 40 000 trabalham na rua, em veículos, sem um local de trabalho fixo. Sem um gestor de identidades que permitisse o acesso a partir do exterior da rede interna nem uma arquitetura adaptada a dispositivos móveis, a intranet existente era inacessível para metade do quadro de pessoal.
A solução
Para levar a cabo o projeto, a Polícia Nacional escolheu a Izertis como parceiro tecnológico. Durante 18 meses, uma equipa mista composta por profissionais da Izertis e funcionários com conhecimento direto da organização trabalhou na modernização da plataforma. Doze meses foram dedicados ao desenvolvimento e à implementação, e outros seis à sua entrada em funcionamento. A Izertis acompanhou a Polícia Nacional ao longo de todo o processo, contribuindo com a sua experiência em transformação digital e a sua especialização em Liferay.
O projeto não se limitou à implementação tecnológica, abrangendo também a migração, a organização dos conteúdos, a renovação da infraestrutura e o fomento da autonomia das equipas de gestão.
O primeiro passo foi a elaboração de um inventário. Foram identificados cerca de 100 sites existentes, alguns dos quais nem sequer tinham um link a partir do portal principal, e foram analisadas as suas necessidades reais. A conclusão foi que a maioria partilhava a mesma estrutura de base, o que permitiu conceber um modelo unificado, alinhado com a imagem corporativa oficial (logótipos e cores regulamentares), sobre o qual construir todos os portais de forma consistente.
Paralelamente, foi necessário construir a infraestrutura a partir do zero. Os ambientes herdados não eram suficientes para suportar o projeto, pelo que a equipa implementou uma nuvem privada baseada no OpenStack, que proporcionou agilidade nas implementações e maiores garantias de segurança. Toda a implementação foi realizada no modelo on-premises, sem exceção.
Nesta infraestrutura foi também implementado um novo gestor de identidades, desenvolvido com a participação da Izertis para substituir o sistema anterior. A partir desse momento, a intranet passou a estar disponível de forma segura a partir de qualquer dispositivo e localização, abrindo o acesso aos 40 000 funcionários que trabalham no terreno sem acesso a um posto de trabalho fixo.
A gestão da mudança foi um pilar estratégico. A abordagem da equipa não consistiu em convencer os utilizadores relutantes, mas sim em desenvolver uma ferramenta com utilidade prática suficiente para que a sua adoção não gerasse atritos.
O resultado
A nova intranet consolida a comunicação interna da Polícia Nacional numa plataforma unificada, segura e escalável. Com 150 sites implementados, a instituição dispõe, pela primeira vez, de uma imagem corporativa coerente em todos os seus canais digitais internos.
Entre os resultados mais destacados constam:
• Agilidade na publicação: um portal completo baseado em modelos padrão (que cobrem 80% das necessidades habituais) é implementado em questão de dias. Anteriormente, o mesmo processo exigia a elaboração de um caderno de encargos, a garantia de financiamento e a gestão de um projeto de desenvolvimento que podia prolongar-se por um ou dois anos.
• Autonomia operacional: centenas de gestores de conteúdos administram as suas próprias secções sem necessidade de depender do departamento de informática para cada atualização.
• Segurança granular: o sistema de permissões permite definir e controlar com precisão os acessos a toda a estrutura organizacional, desde informações gerais até conteúdos de acesso restrito.
• Intranet móvel: os 40 000 funcionários que trabalham no terreno acedem à plataforma a partir dos seus telemóveis, sem necessidade de se deslocarem a um posto fixo na esquadra.
O impacto no serviço diário é direto. Um agente que antes tinha de regressar à esquadra para tratar da documentação de uma intervenção pode agora resolver tudo a partir do veículo, enquanto se desloca para uma nova chamada. “Isso permitiu-nos aumentar significativamente a produtividade do corpo de polícia. Antes, demorávamos a chegar a uma chamada porque o carro estava na esquadra. Agora, o carro está sempre em movimento”, salienta Cortijo.
A plataforma também abriu possibilidades que não estavam previstas na fase inicial. Para além de centralizar a comunicação, a solução desenvolvida com base no Liferay permitiu integrar novos serviços internos, como uma aplicação de marcação de horários para os campos de tiro, com rastreabilidade completa e dados do utilizador sincronizados.
A colaboração entre a Polícia Nacional, a Izertis e a Liferay reflete uma estratégia digital de longo prazo. O próximo passo será incorporar capacidades de inteligência artificial para que cada perfil profissional possa aceder aos seus próprios clusters de conhecimento de forma contextual e conversacional.
“Vivemos numa sociedade em que ninguém quer ir buscar um documento e lê-lo. Todos queremos abrir um chat, procurar a informação e que a IA nos faça um resumo. Tudo o que não seja isso já não é útil para os agentes”, conclui Cortijo.
O projeto reflete a forma como a Izertis entende a transformação digital: combinar tecnologia, conhecimento especializado e acompanhamento para dar resposta a desafios complexos e transformar uma plataforma corporativa numa ferramenta útil para o trabalho quotidiano.
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