Caso de sucesso - AMTEGA

Projeto ARPAD. Archivo Digital Integrado de Galicia

O projeto

A Agencia para la Modernización Tecnológica (AMTEGA) inicia o projeto ARPAD com o objetivo de criar o Archivo Digital Integrado de Galicia, conservar e divulgar o património documental conjunto, e capacitar os serviços digitais e suprimir o papel nas relações administrativas na Eurorregião Galicia-Norte de Portugal. O objetivo foi estabelecer o quadro para a gestão dos documentos eletrónicos.

Os desafios

Criar o Archivo Digital Integrado de Galicia
Conservar e divulgar o Património Documental
Capacitar os serviços digitais e suprimir o papel nas relações administrativas na Eurorregião Galicia-Norte de Portugal
Estabelecer o quadro para a gestão dos documentos eletrónicos

A solução

Estabelecimento do quadro de gestão de documentos eletrónicos produzidos pela Administração Pública no exercício das suas funções, tais como a gestão das cópias digitalizadas dos documentos do património documental conservados nos arquivos.

Com isto, o sistema de gestão documental da Xunta de Galicia foi desenvolvido em várias fases, desde o inventário da documentação, passando pela digitalização tanto de documentos administrativos como de processos, até à conservação, assinatura e validação, autenticação, agrupamento de documentos, classificação, automatização, armazenamento, etc.

O resultado

Uma vez concluídas as fases anteriores e com o objetivo de criar um ambiente acessível e seguro, tanto para administradores como para utilizadores finais de toda a informação contida no Arquivo Eletrónico, foi criada a Aplicação de Captura e Consulta, que serve de interface para o utilizador para lidar com diferentes entidades documentais (documentos e processos) e realizar todas as tarefas relacionadas com a gestão documental.