Caso de sucesso - Agência de promoção da economia pública
Governação e gestão da mudança de um programa de transformação digital multi-fornecedores
A Izertis acompanha a supervisão e coordenação de um programa de transformação digital executado por múltiplos fornecedores, assegurando a continuidade operacional dos sistemas em produção e a evolução para um ambiente únicoe integrado
O projeto
A entidade estava envolvida num processo de transformação digital destinado a dois objetivos complementares: garantir a continuidade do serviço através da operação e manutenção dos sistemas atuais, e evoluir para um novo sistema integrado que unificasse as suas operações no mesmo ambiente, alinhado com a plataforma corporativa da administração regional da qual depende e integrado com os seus serviços transversais.
Este desafio foi articulado através de um ecossistema que envolvia vários prestadores de serviços, com ações simultâneas e dependências cruzadas. Neste contexto, o sucesso do programa dependia não só da execução técnica de cada contrato, mas da existência de um modelo de governação e monitorização, mecanismos de controlo baseados em indicadores, operações de coordenação eficazes e gestão da mudança que garantissem o compromisso e a formação dos utilizadores internos.
No âmbito deste programa, a Izertis participa fornecendo apoio metodológico e de planeamento, acompanhando a entidade no controlo e monitorização das iniciativas.
Os desafios
Supervisionar e coordenar a execução de atividades com múltiplos fornecedores, dependências e ações simultâneas
Implementar um modelo de monitorização e controlo que proporcione uma visibilidade real do progresso
Dispor de um Balance Scorecard com indicadores comparáveis e estáveis ao longo do tempo
Reforçar a capacidade da entidade para a gestão de portefólio e projetos
Apoio na gestão da mudança para alcançar adoção, compromisso e formação eficaz dos utilizadores internos perante novos sistemas e formas de trabalho
A solução
A Izertis estrutura o seu apoio combinando modelo, monitorização periódica e controlo de projetos, integrando ferramentas de gestão e mecanismos de reporte para a tomada de decisões. Para tal, define um modelo de monitorização e controlo para o processo de transformação digital, destinado a monitorizar, supervisionar e reportar periodicamente o progresso das ações, incorporando um sistema de indicadores (KPIs) que permite medir a execução de projetos e ações.
Com base nisso, é adotada uma abordagem de Balanced Scorecard (BSC) que traduz as ações em termos operacionais e permite um modelo de gestão baseada em indicadores para a gestão estratégica do processo.
Para reforçar a capacidade de execução, a Izertis define também um procedimento de controlo e monitorização de projetos que inclui a coordenação dos fornecedores e unidades organizacionais envolvidas, o acompanhamento contínuo do progresso e a preparação de relatórios de monitorização por fornecedor.
Ao longo de todo o programa, a Izertis acompanha a entidade na gestão da mudança, com foco na adoção do novo sistema pelos utilizadores internos.
O resultado
Graças a este apoio, a entidade dispõe de um quadro operacional e metodológico para governar e controlar o seu processo de transformação digital, com valor especial em cenários multi-fornecedores. O modelo de monitorização baseado em relatórios periódicos proporciona uma visibilidade real do progresso, e o balanced scorecard permite monitorizar iniciativas e projetos de forma homogénea.
O esquema de coordenação e monitorização do projeto reforça também o controlo dos entregáveis, riscos e qualidade da execução num ambiente com múltiplos fornecedores, e o apoio na gestão da mudança ajuda a garantir a adoção, compromisso e formação dos utilizadores internos perante novos sistemas e formas de trabalho.
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