Process Mining: a evidência ao serviço da melhoria
Já sabemos que a transformação digital é muito mais que implementar tecnologia. Na Izertis utilizamos a fórmula metamorfose digital que, apesar de etimologicamente ser idêntica, tem um caráter mais revolucionário a nível interno e externo nas empresas.
Até à data, os processos de digitalização têm-se centrado na implementação de tecnologia e, em particular, de grandes sistemas de gestão: os melhores ERPs, os melhores CRMs, sistemas de gestão de armazenamento, as melhores aplicações de logística, etc.
Graças ao process minning as empresas podem ir um pouco mais além no uso eficiente destas tecnologias, já que possibilita a extração de toda a informação que esses sistemas possuem nos seus infinitos logs, para que as empresas se conheçam um pouco melhor. Graças ao process mining pode-se saber que tarefas são levadas a cabo num determinado processo, gerido através de qualquer um dos grandes sistemas do mercado. Trata-se, portanto, de uma tecnologia que irá acelerar os processos de metamorfose em muitas empresas.
A grande vantagem do process mining é que se baseia na evidência, em dados reais obtidos de sistemas previamente instalados, sendo mais objetiva que outras ferramentas como workshops de mapas de processos utilizados para a análise ou a reengenharia.
As ferramentas de process mining constroem um rasto que nos permite desenhar os processos para os quais utilizamos essas ferramentas, mostrando o seu grau de variação, desvios e erros relacionados com o caminho mais utilizado, ou o ideal que a empresa estabeleceu.
Assim se criam os chamados spaghetti plots onde, em torno do caso ideal ou do processo mais comum, começam a orbitar centenas de variantes do mesmo. Obtemos assim um exemplo visual do conceito “Mura” do Lean, essa classe de desperdício associado à irregularidade. Os sistemas de process mining não só permitem saber quantas variantes existem do processo, como também o número total de processos executados em cada uma dessas variantes.
Imaginemos, por exemplo, um departamento de compras. Aplicando o process mining em purcharse-to-order poderíamos descobrir quantas faturas pagas aproveitaram ou desperdiçaram os descontos de pronto-pagamento, em quantas delas interessaria atrasar o pagamento a fim de obter uma melhor condição financeira, ou quais as que foram pagas duas vezes. As grandes empresas estão a poupar quantidades significativas de dinheiro simplesmente ao evitar a duplicação de pagamentos de faturas. Além disso, estes sistemas permitem desagregar a informação para descobrir quais os grupos de fornecedores que têm o maior número de compras discordantes, a fim de começar a resolver os casos mais prementes.
O process mining põe em evidência o que está realmente a acontecer nos processos das empresas, o seu AS-IS
Em geral, devido à importância do volume de informação gerado nos sistemas, o process mining tem sido desenvolvida até agora em grandes empresas, cuja imensidão de logs extraídos permite ter uma melhor informação dos processos para elaborar os seus fluxogramas. No entanto, a sua implementação em pequenas e médias empresas em crescimento dar-lhes-á a oportunidade de eliminar as ineficiências antes que estas se tornem maiores.
Uma importante melhoria foi a chegada ao mercado dos chamados EMS, ou Execution Management Systems, que não só incluem o process mining, mas também são capazes de orquestrar de forma simples as reengenharias nos fluxos, sem a necessidade de sair da mesma ferramenta e em tempo real. Para tal, utilizam conectores simples e muito visuais que envolvem os ERPs ou CRMs mais comuns do mercado.
Esta simplicidade na reconstrução de fluxos significa que estas ferramentas deixam de ser utilizadas apenas por especialistas ou programadores, para serem utilizadas por analistas em primeira instância e, gradualmente, por todos os colaboradores da organização que incorporam nas suas funções as competências analíticas que permitem tirar conclusões e propor melhorias.
A partir daqui se infere, mais uma vez, o papel crucial da gestão da mudança que as empresas envolvidas no process mining e reengenharia de processos a estes níveis necessitam. As experiências de implementação mostram que, embora não seja difícil de convencer, é difícil envolver o pessoal no trabalho quotidiano. Portanto, é recomendado não só formar e comunicar, mas também propor pequenas alterações e ir mostrando que funcionam. Mais uma vez, o patrocínio da Alta Direção será a chave para o sucesso.
O process mining põe em evidência o que está realmente a acontecer nos processos das empresas, o seu AS-IS. A compreensão do processo atual permite conhecer as suas variações, falhas de desempenho e onde investir em melhorias para estabelecer o TO-BE. Fá-lo inclusive de forma integrada com os próprios sistemas de gestão empresarial num diagnóstico direto, preciso e gráfico, o que permite à Direção tomar decisões. A sua implementação em combinação com profissionais e tecnologias de hiperautomatização representa uma revolução científica na melhoria dos processos.