Está ciente de que, no seu dia-a-dia, efetua gestão documental?

Todos nós realizamos, em maior ou menor grau, tarefas de gestão documental quando nas nossas atividades diárias trabalhamos com documentos. O simples ato de criar um documento e decidir guardá-lo ou eliminá-lo são atividades de gestão documental. Os sistemas informáticos que utilizamos já nos impõem uma gestão documental mínima: temos de dar um nome a cada documento e temos de o guardar; mas até onde devemos ir com a gestão documental? 

A gestão documental é o conjunto de normas, técnicas e práticas utilizadas para gerir o fluxo de documentos numa organização. Inclui a gestão do acesso, da preservação e da destruição de documentos. O documento é a unidade principal da gestão documental (um documento serve de prova de ocorreu uma ação).  Os documentos corretamente geridos facilitam a recuperação da informação neles contidos. 

Já alguma vez não encontrou um documento ou demorou muito tempo até o encontrar? 

Uma resposta afirmativa a esta pergunta é um indicador claro de uma gestão documental ineficiente. Nas organizações, esta ação tornou-se uma necessidade. 

A gestão de documentos deve ser feita a pensar no futuro e em toda a organização, e não apenas nos produtores de conteúdos

O principal objetivo da gestão documental é que todos os colaboradores de uma organização possa encontrar qualquer documento através de uma simples pesquisa, sem ter de conhecer a lógica que foi utilizada para o seu armazenamento. 

A gestão de documentos deve ser feita a pensar no futuro e em toda a organização, e não apenas nos produtores de conteúdos ou nos seus consumidores habituais. Temos de estar conscientes de que quando a informação é organizada de forma eficiente, é possível melhorar a comunicação. 

Em algumas organizações, principalmente na Administração Pública, ainda existe o desafio de completar a transição da gestão documental em papel para a gestão eletrónica de documentos. Este é um fator-chave no processo de transformação digital da organização. Numa administração pública, para além da gestão do documento eletrónico, é necessária a gestão eletrónica dos ficheiros e a interoperabilidade entre administrações públicas (ENI).  

A gestão documental é o conjunto de normas, técnicas e práticas utilizadas para gerir o fluxo de documentos numa organização

A implementação da gestão eletrónica de ficheiros é um desafio que não pode ser enfrentado sem a ajuda de especialistas na matéria. A gestão da tabela de classificação, com as suas séries de documentos e a aplicação de calendários de conservação, é mais fácil com a utilização e a configuração de um produto de gestão documental. 

Sistema de gestão documental

Para se conseguir uma gestão documental adequada, é necessário passar da teoria à prática: 

Teoria: 

A política de gestão documental é o conjunto de normas, técnicas e práticas utilizadas para gerir o fluxo de documentos numa organização. Inclui a gestão do acesso, preservação e destruição dos documentos e permite a administração dos documentos para facilitar a recuperação da informação neles contidos. 

De acordo com a definição indicada no R.D. 4/2010 ENI, uma política de gestão de documentos eletrónicos estabelece: "orientações ou diretrizes definidas por uma organização para a criação e gestão de documentos autênticos, fiáveis e disponíveis ao longo do tempo, de acordo com as suas funções e atividades que lhes são próprias". 

Prática:  

Para materializar a teoria em casos de utilização, é necessário seguir uma série de diretrizes. 

• Definir o ciclo de vida dos documentos dentro da organização.  
• Definir os procedimentos e processos para a digitalização dos documentos em papel. 
• Definir políticas de acesso. 
• Definir políticas de conservação. 
• Implementar políticas de gestão documental. 
• Divulgar as políticas de gestão documental. 

A Izertis tem muitos anos de experiência em projetos de gestão documental e na implementação de produtos de gestão documental. Dispomos de uma equipa de profissionais qualificados com experiência em diferentes projetos em todas as áreas da administração pública (administrativa, judicial, saúde) e também no setor privado.  

Em suma, uma organização é mais eficiente quanto melhor for a sua gestão documental. Um documento que não se consegue encontrar não acrescenta valor à organização. Os documentos devem ser mantidos enquanto tiverem valor e, após esse período, devem ser eliminados, porque a única coisa que fazem, a partir do momento em que deixam de ter valor, é ocupar espaço e gerar confusão. Graças a uma gestão documental eficiente, a informação estará sempre disponível para quem precisa dela. Precisa de ajuda para fazer esta mudança na sua organização?