El proyecto
La Agencia para la Modernización Tecnológica de Galicia (Amtega) inicia el proyecto ARPAD con el objetivo de crear el Archivo Digital Integrado de Galicia, la conservación y difusión del patrimonio documental conjunto, la habilitación de servicios digitales y la eliminación del papel en las relaciones administrativas en la Eurorregión Galicia-Norte de Portugal. La finalidad era establecer el marco para la gestión de los documentos electrónicos.
Retos
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Creación del Archivo Digital Integrado de Galicia -
Conservación y difusión del patrimonio documental -
Habilitación de servicios digitales y la eliminación del papel en las relaciones administrativas en la Eurorregión Galicia-Norte de Portugal -
Establecer el marco para la gestión de los documentos electrónicos
La solución
Establecimiento del marco de gestión de documentos electrónicos producidos por las AAPP en el ejercicio de sus funciones, como la gestión de las copias digitalizadas de los documentos del patrimonio documental que se custodian en los archivos.
Con ello se ha desarrollado el sistema de gestión documental de la Xunta de Galicia en varias fases, desde el inventario de la documentación, pasando por la digitalización tanto de los documentos administrativos como los expedientes hasta la custodia, firma y validación, autenticación, agrupación de documentos, clasificación, automatización, almacenamiento, etc.
El resultado
Una vez finalizadas las fases anteriores y con la finalidad de crear un entorno accesible y seguro, tanto a administradores como a usuarios finales de toda la información contenida en el Archivo Electrónico; se ha creado la Aplicación de Captura y Consulta, que sirve de interface al usuario para tratar con diferentes entidades documentales (documentos y expedientes) y llevar a cabo todas las tareas relacionadas con la gestión documental.