O projeto
A Agencia para la Modernización Tecnológica (AMTEGA) inicia o projeto ARPAD com o objetivo de criar o Archivo Digital Integrado de Galicia, conservar e divulgar o património documental conjunto, e capacitar os serviços digitais e suprimir o papel nas relações administrativas na Eurorregião Galicia-Norte de Portugal. O objetivo foi estabelecer o quadro para a gestão dos documentos eletrónicos.
Desafios
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Criar o Archivo Digital Integrado de Galicia -
Conservar e divulgar o Património Documental -
Capacitar os serviços digitais e suprimir o papel nas relações administrativas na Eurorregião Galicia-Norte de Portugal -
Estabelecer o quadro para a gestão dos documentos eletrónicos
A solução
Estabelecimento do quadro de gestão de documentos eletrónicos produzidos pela Administração Pública no exercício das suas funções, tais como a gestão das cópias digitalizadas dos documentos do património documental conservados nos arquivos.
Com isto, o sistema de gestão documental da Xunta de Galicia foi desenvolvido em várias fases, desde o inventário da documentação, passando pela digitalização tanto de documentos administrativos como de processos, até à conservação, assinatura e validação, autenticação, agrupamento de documentos, classificação, automatização, armazenamento, etc.
O resultado
Uma vez concluídas as fases anteriores e com o objetivo de criar um ambiente acessível e seguro, tanto para administradores como para utilizadores finais de toda a informação contida no Arquivo Eletrónico, foi criada a Aplicação de Captura e Consulta, que serve de interface para o utilizador para lidar com diferentes entidades documentais (documentos e processos) e realizar todas as tarefas relacionadas com a gestão documental.