Process Mining: la evidencia al servicio de la mejora

Ya sabemos que la transformación digital es mucho más que implantar tecnología. En Izertis utilizamos la fórmula de metamorfosis digital que, aunque etimológicamente es idéntica, tiene un carácter más revolucionario a nivel interno y externo en las compañías.

Hasta el momento, los procesos de digitalización han supuesto la implantación de tecnología, y en particular de grandes sistemas de gestión: los mejores ERPs, los mejores CRMs, sistemas de gestión de almacén, los mejores aplicativos logísticos, etc.

¿Cómo puede ayudar la minería de procesos a las empresas?

Gracias a la minería de procesos o process mining las empresas pueden ir un poco más allá en el uso eficiente de estas tecnologías, ya que posibilita extraer toda la información que esos sistemas contienen en sus infinitos logs, para que las empresas se conozcan un poco mejor a sí mismas. Gracias a la minería de procesos se puede saber qué tareas se llevan a cabo en un proceso determinado, gestionado a través de cualquiera de los grandes sistemas del mercado. Es por tanto una tecnología que va a acelerar los procesos de metamorfosis en muchas compañías.

La gran ventaja de la minería de procesos es que se basa en la evidencia, en datos reales obtenidos de los sistemas ya instalados, siendo más objetiva que a otras herramientas como los talleres de mapas de procesos utilizados para el análisis o la reingeniería.

Las herramientas de minería de procesos construyen un rastro que nos permiten dibujar los procesos para los que utilizamos esas herramientas, mostrando su grado de variación, las desviaciones y los errores respecto al camino más transitado, o al ideal que la empresa tiene establecido.

Así se forman los llamados gráficos de espagueti donde, en torno a este caso ideal o más habitual del proceso, comienzan a orbitar cientos de variantes del mismo. Obtendremos así un ejemplo visual del concepto de “mura” del Lean, esa clase de desperdicio vinculado a la irregularidad. Los sistemas de minería de procesos no solo permiten saber cuántas variantes de proceso hay, sino también el número de procesos totales ejecutados en cada una de esas variantes.

Imaginemos, por ejemplo, un departamento de compras. Aplicando la minería de procesos en el purcharse-to-order podríamos saber cuántas facturas pagadas han aprovechado o desperdiciado los descuentos por pronto pago, en cuántas de ellas habría interesado retrasar el pago para obtener una mejor condición financiera, o cuáles se han pagado dos veces. Grandes compañías están ahorrando importantes cantidades económicas simplemente evitando la duplicidad de pagos de facturas. Además, estos sistemas permiten desagregar la información para saber qué grupos de proveedores son aquellos que tienen el mayor número de compras conflictivas, para tartar de comenzar resolviendo los casos más acuciantes.

La minería de procesos pone la evidencia de lo que realmente está pasando en los procesos de las compañías, su AS-IS

EMS, una herramienta eficaz para la gestión de procesos

En general, debido a la importancia del volumen de información generado en los sistemas, la minería de procesos se ha venido desarrollando hasta ahora en grandes empresas, cuya inmensidad de logs extraídos permiten tener una mejor información de los procesos para elaborar sus diagramas de flujo. Sin embargo, su implantación en pequeñas y medianas empresas en crecimiento les dará la oportunidad de eliminar las ineficiencias antes de que se amplíen.

Una importante mejora ha sido la llegada al mercado de los considerados EMS, o Execution Management Systems, que no solo incluyen la minería de los procesos, sino que son capaces de orquestar de forma sencilla reingenierías en los flujos, sin necesidad de salir de la misma herramienta y en tiempo real. Para ello utilizan sencillos conectores, muy visuales que implican a los ERPs o CRMs más comunes del mercado.

Esta sencillez en la reconstrucción de los flujos hace que estas herramientas pasen de ser utilizadas por especialistas o desarrolladores, a ser utilizadas por analistas en primera instancia y, de forma gradual, por todos los empleados de la organización que incorporan a sus funciones las habilidades analíticas que permiten extraer conclusiones y proponer mejoras.

De aquí se infiere el papel fundamental, una vez más, de la gestión del cambio que precisan las empresas sumidas en las minería y reingeniería de procesos de estos niveles. Las experiencias de implantación dejan ver que, si bien no es complicado convencer, sí es difícil involucrar al personal en el trabajo diario. Por ello se recomienda no sólo formar y comunicar, sino también proponer pequeños cambios e ir haciendo ver que funcionan. Una vez más la esponsorización de la Alta Dirección será clave para el éxito. 

La minería de procesos pone la evidencia de lo que realmente está pasando en los procesos de las compañías, su AS-IS. Entender el proceso actual permite conocer sus variaciones, faltas de rendimiento y dónde invertir en las mejoras para establecer el TO-BE. Lo hace además de forma integrada con los propios sistemas de gestión empresarial en un diagnóstico directo, certero y gráfico, que permite tomar decisiones a la Dirección. Su implantación en combinación con orquestadores y tecnologías de hiperautomatización supone una revolución científica en la mejora de los procesos.