Automatización de procesos en empresas, ¿es rentable?
No existe constancia de quién pronuncio por primera vez la frase, “el tiempo es oro”, lo que si se conoce es quien fue uno de los primeros que la utilizó en una de sus obras y no fue otro que Benjamin Franklin (“Remember that time is money”). Precisamente, ahorrar tiempo, es el principal beneficio de implantar un modelo que persiga la automatización de tareas repetitivas.
La importancia de la automatización de procesos
La cantidad de tareas repetitivas que se pueden llevar a cabo en un Centro de Servicios Gestionados roza la innumerabilidad (creación de usuarios, cuentas de correo, asignación de recursos compartidos, altas en aplicaciones, …). Emplear el tiempo de técnicos en este tipo de acciones, es malgastar esos bienes tan preciados como son el tiempo y el dinero.
Términos como Robotic Process Automation (RPA), orquestación o industrialización de procesos, están en auge en nuestro ámbito de actuación y cobran todo el sentido del mundo a la hora de gestionar un servicio de soporte en cualquier organización IT. Pero el ahorro de tiempo en la ejecución de dichas tareas no es el único beneficio que se obtiene: homogeneidad en la ejecución, agilidad en el tiempo de respuesta y trazabilidad en la ejecución, son otras de las mejoras que se consiguen.
Entonces, las principales ventajas de la automatización:
- Ahorro significativo de tiempo
- Homogeneidad en la ejecución
- Agilidad en el tiempo de respuesta
- Trazabilidad
En el Centro de Servicios Gestionados de Izertis iniciamos este proceso con el análisis de todas aquellas tareas que nuestros técnicos llevan a cabo de forma repetitiva
Pasos para automatizar procesos
Llevar a cabo este reto, implica el establecimiento de un modelo que nos lleve a conseguir el objetivo. En el Centro de Servicios Gestionados de Izertis iniciamos este proceso con el análisis de todas aquellas tareas que nuestros técnicos llevan a cabo de forma repetitiva. En este primer paso obtenemos una lista de tareas candidatas a ser automatizadas. En la siguiente estación nos centramos en analizar la viabilidad técnica del proceso. En este punto es importante recordar la siguiente premisa: el nuestro es un sector eminentemente técnico, nada es imposible. Por último, hay que diseñar el flujo de automatización y la implementación final.
Herramientas y soluciones automatizadas
En el mercado existen multitud de herramientas especializadas en la automatización de tareas, desde Izertis apostamos por una fusión de varias de ellas. Por un lado, utilizamos Microsoft Power Automate como elemento central de cada proceso. Por otra parte, y dependiendo de la solución técnica más adecuada, generamos scripts con Power Shell que se encargan de ejecutar aquellas partes de la automatización que sean más técnicas o que no se puedan llevar a cabo desde Power Automate por distintas razones.
Desde hace tiempo hemos puesto en marcha distintas soluciones automatizadas como, por ejemplo:
- Alertado de incidencias críticas a través de Microsoft Teams.
- Priorización de solicitudes, con información directa al técnico encargado de llevarla a cabo.
- Asignación de recursos compartidos a usuarios de Active Directory.
- Migración de dominio de usuarios de Active Directory. Desde el proceso de petición de dichas migraciones, hasta la ejecución de la tarea técnica que lleva a cabo la migración, pasando por la trazabilidad de todo el proceso y el reporting del mismo.
Conclusión: automatizar tareas es rentable
Si el tiempo es dinero hay que utilizarlo de la forma más productiva posible, además la automatización de tareas acarrea múltiples beneficios tanto para la parte IT como para el negocio. El retorno de la inversión a la hora de poner en marcha este tipo de acciones es notable y a corto plazo. En Izertis creemos que esto es una obligación para todos nuestros Servicios Gestionados. Te ayudamos con este reto, ¿hablamos?