Caso de sucesso - Kimitec

Desenho e implementação de um sistema integrado de gestão de processos (SIG)

Conceção e implementação de um sistema integrado de gestão de processos para a Kimitec, uma empresa espanhola de biotecnologia de ponta e de elevado crescimento.

O projeto

A Kimitec é uma empresa espanhola de biotecnologia de última geração e de elevado crescimento, fundadora do MAAVi Innovation Center, o maior centro de inovação biotecnológica da Europa dedicado aos produtos naturais, que investiga, desenvolve, produz e comercializa biopesticidas, bioestimulantes, fertilizantes inteligentes e probióticos para a indústria agrícola e aditivos naturais para a indústria alimentar.

O MAAVi Innovation Center da Kimitec utiliza a biotecnologia para obter moléculas naturais de várias fontes, como a botânica, as microalgas, os microrganismos, a bioinformática e os resíduos da indústria agroalimentar. No caso dos resíduos, o objetivo é dar-lhes uma nova vida através do seu modelo de upcycling, transformando-os em coprodutos de elevado valor. Estes coprodutos são utilizados em setores como a alimentação, a cosmética, os nutracêuticos, a saúde, as embalagens, a construção e também nas suas próprias soluções de base biológica.

A sua proposta de valor centra-se na evolução para um futuro de zero desperdício e zero resíduo, promovendo um sistema agroalimentar livre de produtos químicos sintéticos e completamente circular através de um modelo de negócio baseado na inovação disruptiva.

Em suma, a Kimitec torna possível uma produção agrícola e alimentar saudável e sustentável do ponto de vista ambiental e económico.

Atualmente, a empresa sediada em Almeria opera em mais de 100 países, com escritórios nos Estados Unidos, América Latina e China, bem como escritórios comerciais em Marrocos, Hungria, Turquia, Itália, Países Bálticos, Argentina, Índia, Rússia, Austrália e França. Uma equipa global de pessoas apaixonadas, empenhadas e talentosas de mais de 40 nacionalidades diferentes que partilham a visão da empresa: mudar a forma como os alimentos são produzidos a nível mundial.

A Kimitec está a passar por um desenvolvimento que exige a adaptação das suas operações para ter processos escaláveis que sustentem e impulsionem o rápido crescimento da organização.

Em 2022, a Kimitec contactou a Izertis com o objetivo de abordar três linhas de ação para proporcionar uma reengenharia global dos processos da empresa. Para o efeito, a Izertis centrou-se nos seguintes pontos:

Estabelecimento de um sistema integrado de gestão de processos.
Criação e implementação de um Gabinete de Organização e Processos corporativo para liderar uma reengenharia global dos processos da empresa.
Identificação de um primeiro processo estratégico chave a analisar, neste caso o macro-processo LRP (Lean Research Process) dos projetos transversais, com o objetivo de o analisar, melhorar e implementar.
Implementação de um sistema de auditoria de processos com o objetivo de garantir uma implementação eficaz e detetar oportunidades de melhoria em caso de desvios.
Estabelecimento de um serviço de Consultoria On-Demand para a análise e implementação de processos e melhorias necessárias para a organização.

Os desafios

Definir e implementar um quadro comum de processos.
Gerir a mudança, assegurando a adoção efetiva dos processos na organização.
Facilitar e garantir a comunicação entre as diferentes áreas.
Realizar a implementação e o acompanhamento das iniciativas de melhoria definidas.

A solução

A Izertis propôs a criação de um gabinete de organização e processos que, com o compromisso de todos os departamentos e áreas envolvidas, permita coordenar e implementar uma reengenharia de processos da organização.

Para alcançar este objetivo, foram propostas quatro linhas principais para o serviço:

Estabelecimento das bases de um sistema integrado de gestão de processos a partir da estratégia específica de desenhar soluções naturais e inovadoras para aumentar a produtividade e a qualidade dos produtos, sendo capazes de ter um controlo sobre a organização para se adaptar à evolução das necessidades. Para o efeito, foi proposta uma gestão de 3 pilares:
1. Processos e Procedimentos
2. Personas
3. Tecnologias
Implementação de um gabinete de organização e processos responsável pela excelência operacional através da garantia do Sistema Integrado de Gestão e da cultura de melhoria contínua. Este gabinete serve de guia para todos os processos da organização, desempenhando 3 funções principais:
1. Governo
2. Operação
3. Análise
Normalização e otimização do processo LRP como um dos processos estratégicos core da empresa, bem como de outros processos necessários à organização, desenvolvendo uma metodologia própria, modelando fluxos de atividades, tarefas, mapeando os inputs/outputs de cada atividade, estabelecendo proprietários de processos, indicadores, membros responsáveis e consultados do comité, listas de verificação, eliminando ineficiências e normalizando as melhores práticas para proporcionar o maior valor ao cliente externo.
- Para abordar esta linha de ação, foi estabelecido um roadmap, começando por um levantamento do processo, workshops, análise, melhoria e implementação.
Acompanhamento e gestão da mudança para a adoção de novos modelos de trabalho e a criação de uma cultura de melhoria contínua.
- Nesta linha de ação, o Gabinete de Organização e Processos tem um papel especial a desempenhar como guia e apoio ao acompanhamento durante a transformação.

Para abordar este projeto, foi utilizada uma série de ferramentas extraídas de metodologias de análise de processos, com o objetivo de abordar cada aspeto do trabalho a realizar da forma mais adequada e com os mais elevados padrões de qualidade.

Por outro lado, optámos por uma engenharia ágil por ondas, na qual começámos a obter resultados visíveis a partir do quinto mês, paralelizando a análise das novas fases do LRP com a implementação das melhorias identificadas.

Foi também iniciado a elaboração de um catálogo de métricas e kpis para assegurar o controlo posterior dos processos.

O resultado

Os principais resultados obtidos após estes dois anos de serviço foram os seguintes:

Criação do Gabinete de Organização e Processos.
Normalização e melhoria da eficiência dos processos, dando apoio às diferentes áreas.
Contribuição para o sucesso do Plano da área de Organização e Processos da Kimitec no seu serviço de apoio à gestão de procura e projetos, contribuindo para a realização dos mesmos de acordo com os prazos e metas estabelecidas e atendendo às expectativas das diferentes áreas.
Implementação de um processo de gestão da mudança 360º que inclui, entre outras atividades, a formação e capacitação, bem como a comunicação periódica para a adoção de processos e modelos de gestão.
Desenho um espaço de colaboração que serve de alavanca à comunicação entre os departamentos para a consecução dos objetivos.