Não há registo de quem proferiu pela primeira vez a frase "tempo é dinheiro", o que se sabe é quem foi um dos primeiros a utilizá-la numa das suas obras, e não foi outro senão Benjamin Franklin (“Remember that time is money”). Precisamente, poupar tempo é o principal benefício da implementação de um modelo que promove a automatização de tarefas repetitivas.

A importância da automatização de processos

O número de tarefas repetitivas que podem ser realizadas num Centro de Serviços Geridos é quase infinitivo (criação de utilizadores, contas de correio eletrónico, atribuição de recursos partilhados, registo de candidaturas, ...). Utilizar o tempo dos técnicos neste tipo de ação é um desperdício de bens tão preciosos como o tempo e o dinheiro.

Termos como Robotic Process Automation (RPA), orquestração ou industrialização de processos estão no auge na nossa área de atuação e fazem todo o sentido quando se trata de gerir um serviço de apoio em qualquer organização de IT. Mas poupar tempo na execução destas tarefas não é o único benefício obtido: homogeneidade na execução, agilidade no tempo de resposta e rastreabilidade na execução são outras melhorias que são alcançadas.

Sendo assim, estas são as principais vantagens da automatização:

• Poupança significativa de tempo
• Homogeneidade na execução
• Rapidez no tempo de resposta
• Rastreabilidade

No Centro de Serviços Geridos da Izertis, iniciamos este processo analisando todas as tarefas que os nossos técnicos executam de forma repetitiva

Passos para automatizar processos

Levar a cabo este desafio implica o estabelecimento de um modelo que nos leve a atingir o objetivo. No Centro de Serviços Geridos da Izertis, iniciamos este processo analisando todas as tarefas que os nossos técnicos executam de forma repetitiva. Neste primeiro passo, obtemos uma lista de “tarefas candidatas” à automatização. Na fase seguinte, concentramo-nos em analisar a viabilidade técnica do processo. Neste ponto é importante recordar a seguinte premissa: o nosso é um setor eminentemente técnico, nada é impossível. Finalmente, temos de desenhar o fluxo de automatização e a implementação final.

Ferramentas e soluções automatizadas

No mercado existe uma multitude de ferramentas especializadas na automatização de tarefas. Na Izertis apostamos por uma fusão de várias delas. Por um lado, utilizamos o Microsoft Power Automate como o elemento central de cada processo. Por outro lado, e dependendo da solução técnica mais adequada, geramos scripts com Power Shell que são responsáveis pela execução das partes da automatização que sejam mais técnicas ou que não possam ser realizadas a partir de Power Automate por diversas razões.

Há já algum tempo que temos vindo a implementar várias soluções automatizadas, como por exemplo:

• Alerta de incidentes críticos através de Microsoft Teams
• Priorização de pedidos, com informação direta ao técnico encarregado da sua execução.
• Atribuição de recursos partilhados a utilizadores do Active Directory.
• Migração de domínios de utilizadores do Active Directory: desde o processo de pedido das ditas migrações, até à execução da tarefa técnica que realiza a migração, incluindo a rastreabilidade de todo o processo e o reporting do mesmo.

Conclusão: automatizar tarefas é rentável

Se tempo é dinheiro, deve ser utilizado o mais produtivamente possível, até porque a automatização de tarefas traz múltiplos benefícios tanto para a àrea IT como para o negócio. O retorno do investimento no momento da implementação deste tipo de ação é notável e a curto prazo. Na Izertis acreditamos que isto é uma obrigação para todos os nossos Serviços Geridos. Ajudamo-lo com este desafio. Fale connosco!