O projeto
Desde o seu início, a Fundación EDE, entidade com fins sociais, exigiu uma ferramenta que permitisse ligar e integrar todas as pessoas que faziam parte da organização, promovendo a interação e a comunicação. Começou com vários desafios que podem ser divididos em três grandes blocos:
- Em primeiro lugar, as pessoas e a experiência de utilizador. Destacava-se a insatisfação dos utilizadores na plataforma que já utilizavam, uma vez que era complexa e pouco intuitiva.
- Em segundo lugar, o ambiente tecnológico no qual a plataforma assentava, limitava a sua funcionalidade e evolução.
Desafios
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Situar o colaborador como eixo central do projeto -
Centralizar a comunicação e interação num único canal -
Criar um Digital Workspace com base na experiência do utilizador
A solução
Foi estabelecida, com a Fundación EDE, uma metodologia de trabalho na qual se incluía a consultoria para implementar a solução Digital Workspace da Izertis, a personalização de funcionalidades e a testagem destas.
Para tal, analisaram-se os problemas com que a Fundación EDE se deparava, juntamente com as características da nossa solução, para depois propor as que mais se adequam com funcionamento e objetivos que a Fundación EDE pretendia alcançar com o projeto.
A esta solução, melhorias e novas funcionalidades seriam incorporadas de uma forma recorrente. Deste modo, a solução poderia evoluir ao mesmo ritmo que a organização, algo que é facilitado com o facto de o nosso Digital Workspace ser desenvolvido com a tecnologia Liferay.
Foi apresentada uma solução escalável, ágil e que simplifica o funcionamento quotidiano da organização em termos de gestão documental, procedimentos corporativos, processos colaborativos, ações de comunicação e interação entre colaboradores.
O resultado
Os benefícios que a Fundación EDE obteve com este projeto podem ser agrupados em cinco blocos:
- Centralização e simplificação de toda a gestão de processos administrativos associados aos colaboradores da organização, incluindo: salários, férias, pedidos de reembolso de despesas, consulta dos colaboradores em férias ou com licenças ativas.
- Gestão de Talentos, centralizando num único repositório todas as pessoas com as suas competências, aptidões ou CVs atualizados. Por outras palavras, uma base de dados que se atualiza dinamicamente e na qual são geradas automaticamente novas candidaturas que chegam de várias fontes, tais como o próprio website da Fundacíon EDE.
- Socialização e interação entre os colaboradores. Agora todos os colaboradores já podem estar presentes sem terem de estar no mesmo local e interagir, dando dinamismo à cultura organizacional. Para tal, têm sido desenvolvidos fóruns, wikis e inquéritos para criar uma cultura de colaboração e incentivar a interação entre colaboradores.
- Gestão de conhecimento, onde a secretaria académica da Fundación EDE desempenha um papel importante e onde se centralizam todas as atividades de formações, tanto internas como externas, assim como as certificações e procedimentos com o corpo estudantil.
- Informação corporativa, para que todos os colaboradores conheçam em que ponto está a organização e para onde ela quer evoluir. É nesta secção que são recolhidos elementos como notícias, eventos, histórias de sucesso da organização, a cultura da empresa, os seus objetivos ou os seus projetos mais estratégicos.
Graças à combinação de todos estes elementos, que interatuam com o colaborador para que este conheça em primeira mão o que vai ocorrendo na organização e que interajam com os seus colegas, podemos dizer que a Fundación EDE adotou com sucesso o modelo Digital Workplace.