O projeto
Com mais de 100 anos de história, o grupo Hijos de Rivera possuí uma vasta carteira de produtos que vai desde cerveja, água mineral, vinho, cidra, sangria a bebidas espirituosas. O grupo enfrenta o futuro com um forte crescimento que o levou a multiplicar o seu volume de negócios nos últimos anos, o que significa um desafio na gestão de uma multiplicidade de documentos relacionados com a faturação de fornecedores e na coordenação do fluxo de aprovação de toda a documentação relacionada.
Antes da implementação da plataforma Alfresco, a Estrella Galicia não dispunha de uma solução de gestão documental unificada, mas utilizava um sistema proprietário de gestão de faturas de fornecedores, no qual a documentação era armazenada em unidades de rede, discos rígidos e outros sistemas.
Desafios
-
Implantar um gestor documental potente, Open Source e escalável -
Gerir grande volumes de faturas de fornecedores -
Gestão ágil dos fluxos de faturação
A solução
No início, o projeto foi orientado para a gestão das faturas dos fornecedores, sendo que mais tarde se
estendeu a utilização da plataforma documental aos restantes departamentos. Foi necessário gerir uma média de
4.000 novos documentos por mês no departamento de faturação, um volume que tem vindo a crescer à medida que
mais departamentos e empresas do grupo aderiram ao projeto.
"No processo de seleção da nova plataforma documental, ficou claro para nós que tinha de ser Open Source, escalável
e facilmente extensível a outras áreas da empresa. Foi também essencial que a solução tivesse o apoio de uma rede
de parceiros e a garantia Alfresco", diz José Manuel Santiso, gestor de negócios TIC da Estrella Galicia.
O resultado
Como parte da nova solução, a plataforma Alfresco está agora integrada com diferentes tecnologias: dispositivos
móveis tais como IOS, iPhone e iPad, com o portal de faturação de fornecedores usando o CMIS; com o ERP
proprietário utilizando serviços Web e WebScripts e numerosas aplicações proprietárias usando Webscripts.
O MySQL tem sido utilizado como gestor de bases de dados, o Tomcat como gestor de aplicações, e o Redhat como
sistema operativo.
Uma vez estabelecidas as bases de gestão do fluxo de faturação, foram feitas melhorias significativas nesta área,
para além de vários processos de personalização da plataforma documental noutros departamentos.
A plataforma documental desenvolvida tem sido capaz de responder a estes requisitos de escalabilidade, de poder
crescer pouco a pouco e em mais áreas, bem como de facilitar a mobilidade. Outros benefícios qualitativos que
Estrella Galicia está a experimentar são a facilidade de utilização e considerável economia de tempo em tarefas
repetitivas, qualidades que resultam numa melhoria na prestação de serviços tanto interna como externamente.