La evolución de la PMO como elemento clave para las empresas: EPMO, ejes y funciones

Tal como define el Project Management Institute (PMI), una PMO -Project Management Office u Oficina de Proyectos- es una estructura de gestión que estandariza los procesos de Gobierno relacionados con el proyecto y hace más fácil compartir recursos, metodologías, herramientas y técnicas. Las responsabilidades de una PMO pueden abarcar desde el suministro de funciones de soporte para la dirección de proyectos hasta la responsabilidad de la propia dirección de uno o más proyectos.

En los últimos tiempos las PMO han evolucionado en las organizaciones en función del incremento de valor que la PMO aporta al negocio. A pesar de ello, un reciente estudio elaborado por Izertis en 2019 con 80 empresas participantes, indica que solo el 34% de las empresas españolas tienen en su estructura una PMO, es decir, 1 de cada 3 empresas no tienen una PMO en su estructura debido entre otros motivos a su alto grado de dificultad de implantación.

EPMO fundamentada en 4 ejes básicos

Teniendo en cuenta los distintos niveles de madurez, partiendo de una PMO más operativa y de soporte a una PMO de control más táctica, y finalmente transformándose en una PMO estratégica, la misión de esta EPMO ha de estar fundamentada en 4 ejes básicos, que son:

1. Estrategia: observatorio de mercado de negocio y tecnológico, participando activamente en el ciclo de planificación estratégica y priorización de inversiones y ser un órgano impulsor de la innovación de la empresa.
2. Portfolio: seguimiento y control del valor generado por las decisiones de inversión, proveer un modelo de priorización de Proyectos dinámico, así como de un modelo de indicadores ligado a objetivos estratégicos de los Programas y Proyectos.
3. Programas, proyectos y servicios: gestión de la entrega de los mismos, ejerciendo un rol integrador y gobernando las interdependencias entre ellos, conduciendo la asignación de recursos necesaria, control y reporting.
4. Operaciones: materialización de los beneficios esperados, incorporación de los resultados de los Programas y Proyectos junto con los nuevos Servicios al negocio y gestión asociada.

Función de la PMO Estratégica (EPMO)

La función de la PMO Estratégica (EPMO) es dar servicio al CIO/CEO en su función de planificación y control estratégico. Ayuda a gestionar la alineación de TI con las necesidades del negocio, incorporando las siguientes líneas de servicio:

1. Planificación estratégica del portfolio: desarrolla una guía de arriba hacia abajo sobre el perfil de inversión y apoya la selección de proyectos priorizados por cada área y/o departamento para facilitar la planificación del Portfolio de abajo hacia arriba. Define la planificación del portfolio en un horizonte temporal determinado según presupuesto autorizado.
2. Capacidades, estándares y herramientas: mantiene los estándares, las herramientas y las mejores prácticas actualizadas de la empresa relacionadas con la gestión de proyectos, evalúa las capacidades del proyecto y recomienda acciones para asegurar la entrega del Portfolio.
3. Gestión de demanda estratégica: gestiona el proceso de aprobación de grandes programas/proyectos autorizados en el Plan del Portfolio según normativas internas y garantiza el cumplimiento de las normas regulativas de la empresa utilizando los Frameworks metodológicos corporativos. Esta línea de servicio genera informe de aprobación de los programas y proyectos para su financiación y ejecución.
4. Gestión de la capacidad: función comúnmente olvidada en las PMO que es crítica para poder realizar una priorización óptima de la demanda. No solo se han de aprobar programas y proyectos por una estrategia y porque hay presupuesto, sino también porque tenga la suficiente y adecuada capacidad de recursos para poder ejecutar el proyecto con garantías de éxito.
5. Aseguramiento de la calidad de la ejecución de programas y proyectos: salvaguarda la ejecución y entrega de grandes programas a partir de un cierto umbral de coste total de propiedad (TCO) al verificar el progreso en los hitos clave del Programa (puntos de control de fases). Generalmente se generan Informes de seguimiento de los programas/proyectos, a presentar a los respectivos Comités de Dirección y regularmente a la PMO, áreas de negocio, países, regiones.
6. Informes de rendimiento de portfolios: proporciona transparencia sobre el estado de entrega de la cartera de programas y proyectos, así como la realización de beneficios. Se suele revisar mensualmente a nivel de costes y estado y sirve como un excelente canal de comunicación entre los responsables de los diferentes portfolios y la PMO. Estos informes permiten tener controlado el portfolio para alinearlo con el presupuesto global.
7. Servicio de transparencia de costes: permite a las organizaciones modelar y rastrear los costes totales con componente de TI para entregar y mantener los Servicios de TI que se ofrece a la empresa dentro del catálogo de servicios. Coordina el desarrollo del Catálogo de servicios y el costo de los servicios para los servicios compartidos de Operaciones a nivel corporativo, así como facilita las discusiones de presupuesto basadas en la oferta y la demanda con cada área de negocio.