Tipos de PMO: soporte, táctica y criterios

El acrónimo PMO se refiere a Project/Program/Portfolio Management Office, es decir, aquella parte de la organización destinada a definir y mantener los estándares y criterios utilizados en la gestión de proyectos. Siendo puristas y, especialmente enfocado a organizaciones de gran envergadura, la PMO se caracteriza por manejar la cartera, los programas y los proyectos, lo que implica que tiene (o debería tener) un alto impacto en la implementación de la planificación estratégica.

Por lo general, es difícil determinar la función y demostrar el valor de la PMO dentro de las organizaciones. Esto es debido a que existe gran ambigüedad y falta de consenso en el papel formal que caracterizaría a una PMO, incluso en sus nociones fundamentales. Cada PMO es distinta y se organiza, con mayor o menor éxito, en función de las necesidades de cada organización. 

Principios básicos PMO

A pesar de esta falta de estandarización, los principios básicos sobre los que se asienta una PMO son los siguientes:

También se pueden citar varios elementos que, en mayor o menor grado, estarían presentes en la definición de una PMO:

• Homogenización y estandarización de procesos, metodologías y herramientas utilizados en la gestión de proyectos.
• Gestión eficiente de los recursos utilizados en los proyectos.
• Mejora de la eficacia en los proyectos.
• Servicios centralizados
• Monitorización y control de los procesos
• Gestión de la información, incluyendo la centralización de las lecciones aprendidas.
• Control de cambios

Tipos de PMO

La naturaleza de la PMO dependerá del enfoque al que dedique mayores esfuerzos; podrá ser de soporte (enfoque en personas), táctica (enfoque en desempeño), de gobierno (enfoque en estándares y gobernanza) o estratégica (enfocada principales a los objetivos establecidos en la organización.

PMO de soporte

La PMO de soporte se centra fundamentalmente en proporcionar apoyo y facilitar las siguientes actividades de gestión: metodología, documentación necesaria para el control de proyectos, información sobre procesos internos, formación a usuarios, e incluso manteniendo un repositorio con información clave sobre los proyectos que se desarrollan en la organización a modo de lecciones aprendidas.

Esta tipología no participa directamente en el control de la cartera de proyectos de la organización.

PMO táctica

La PMO táctica se ocupa de la monitorización de los proyectos/programa(s) de una organización o área determinada, recibiendo inputs de los jefes de proyecto, poniéndolos en valor y gestionándolos como un “todo” para dar una visión conjunta “up” y desgranada a los distintos interesados de cada uno de los proyectos“. En estos casos la organización comienza a monitorizar la evolución de los proyectos, para poder detectar posibles desvíos o riesgos que afecten a la consecución de los objetivos. Para ello, desde la PMO se miden todo tipo de KPIs que sirven para reportar información de calidad en forma de informes y cuadros de mando a la dirección de la organización.

PMO de gobierno o estratégica

La PMO de gobierno o estratégica es aquella que, además de realizar funciones de soporte y control, “hace como suya los proyectos”, dirigiéndolos aportando su expertise en Gerencia de proyectos, teniendo la capacidad de poder asignar o distribuir recursos entre los mismos, ocupándose además que la metodología responda a la cultura y necesidades de la organización, haciendo además que todos los jefes de proyecto o gerentes le reporten y no a la inversa. Para llegar a este nivel, entre otras cosas, la PMO debe tener una gran cualificación y experiencia en gestión de proyectos que le permita tomar decisiones transcendentales para el éxito del proyecto, y en definitiva de la organización.

Una correcta alineación de la PMO con los objetivos de la organización es determinante para conducir la implementación estratégica a través de los distintos proyectos y programas dentro del portfolio.

Criterios de implantación de una PMO

Existen varios criterios que debemos atender en una organización y en sus integrantes para implantar la mejor opción de PMO y conseguir el éxito de la misma. Estos factores son:

Madurez de la organización

Una organización que disfruta de una metodología y procesos asentados ya en funcionamiento con éxito en los mismos, valorará y favorecerá la implantación de una PMO directiva o estratégica. En cambio, una organización más “joven”, en proceso de aprendizaje u optimización de procesos, responderá mejor a una PMO de soporte o de control.

Impacto de los proyectos en el negocio

La evolución natural de una PMO en una organización es, comenzar siendo PMO de soporte para ir evolucionando hacia PMOs de control o estratégicas. Esto favorece que los proyectos aporten más valor al negocio proporcionalmente conforme la PMO va asumiendo más protagonismo.

Modelo de Dirección

Cada modelo de PMO se traduce en una mayor implicación de la dirección. Cuanto más apueste la Dirección por proyectos y tenga más implicación, más efectiva será una PMO estratégica.

Motivación del equipo

Cuanta mayor motivación de logro tenga los componentes de un proyecto (esto es, cuando las personas no se mueven por un premio externo a ellos si no que su meta o deseo es hacer el trabajo bien hecho ante todo o su motor es superarse a ellos mismos) mejor se implantará una PMO estratégica o directiva.

El proceso de evolución en una PMO de Soporte, pasaría por incrementar su valor operativo consiguiendo mayor eficiencia en la gestión y control del Portfolio de Programas, Proyectos y Operaciones, llegando a ser una PMO Táctica.

Desde esa situación, la PMO debería evolucionar hacia una función más enfocada en la estrategia de la organización, que ayude en la consecución de los objetivos (objetivos a nivel de proyecto, KPIs y KPGs, Business Cases, modelo de priorización de proyectos, modelo de medición del valor de la cartera…) llegando de esta manera a ser una PMO de Gobierno-Estratégica.

Artículo coescrito por Cristina Nevado y Rebeca Nebreda.