El proyecto
Desde sus inicios, Fundación EDE, entidad con fines sociales, requería de una herramienta que permitiese conectar e integrar a todas las personas que formaban parte de la organización fomentando la interacción y la comunicación.
Partían de varios problemas que se pueden dividir en dos grandes bloques:
- En primer lugar, las personas y la experiencia de usuario. Destacaba la insatisfacción de los personas usuarias en la plataforma que ya utilizaban, por ser poco intuitiva y amigable.
- En segundo lugar, el entorno tecnológico sobre el que se asentaba la plataforma limitaba su funcionalidad y evolución.
Retos
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Situar a la persona como eje central del proyecto -
Centralizar la comunicación e interacción en un solo canal -
Crear un Digital Workspace en base a la experiencia de usuario
La solución
Se estableció con la Fundación EDE una metodología de trabajo en la que se incluía la consultoría para implantar la solución de Digital Workspace de Izertis, la personalización de funcionalidades y el testeo de las mismas.
Para ello, se analizó la problemática con la que Fundación EDE partía, junto con las características de nuestra solución, para después plantear aquellas más acordes con la operativa y con los objetivos que Fundación EDE quería alcanzar con el proyecto.
A esta solución se le incorporarían de forma recurrente, mejoras y nuevas funcionalidades. De esta forma, la solución podría evolucionar al ritmo que lo hace la organización, algo que facilita el hecho de que nuestro Digital Workspace, esté desarrollado con tecnología Liferay.
Se presentó una solución escalable, ágil, y que simplifica el día a día de la organización en cuanto a gestión documental, trámites corporativos, procesos colaborativos, acciones de comunicación e interacción entre personas trabajadoras.
El resultado
Podemos agrupar los beneficios que Fundación EDE ha obtenido con este proyecto en base a cinco bloques:
- Centralización y simplificación de toda la gestión de trámites administrativos asociados al personal de la organización, incluyendo: nóminas, vacaciones, solicitud de gastos, consulta de personas trabajadoras con permisos activos.
- Gestión del talento, centralizando en un único repositorio a todas las personas con sus competencias, habilidades o cv’s actualizados. Es decir, una base de datos que se actualiza dinámicamente y que se generan automáticamente con nuevas candidaturas que llegan por diversas fuentes como por la propia web de Fundación EDE.
- Socialización e interacción entre las personas trabajadoras. Ahora todas las personas pueden ponerse cara sin necesidad de estar en la misma ubicación e interaccionar dotando de dinamismo a la cultura organizativa. Para ello se han desplegado foros, wikis o encuestas con el objetivo de crear una cultura colaborativa y fomentar la interacción entre las personas trabajadoras.
- Gestión del conocimiento donde juega un papel importante la secretaría académica de la Fundación y en la que se centralizarán todas las acciones formativas tanto internas como externas, así como las certificaciones y gestiones con el alumnado.
- Información corporativa para que todas las personas conozcan en qué punto está la organización y hacia dónde quiere evolucionar. En este apartado es donde se recogen elementos como noticias, eventos, casos de éxito de la organización, la cultura de la empresa, sus objetivos o sus proyectos más estratégicos.
Gracias a la combinación de todos estos elementos, que interactúan con la persona para que esta pueda conocer de primera mano las cosas que van ocurriendo en la organización e interaccionar con sus compañeros y compañeras podemos decir que Fundación EDE ha adoptado con éxito el modelo de Digital Workplace.