El proyecto
Con más de 100 años de historia, la Corporación Hijos de Rivera cuenta con una amplia cartera de productos que abarca desde la cerveza, el agua mineral, el vino, la sidra, la sangría hasta los licores. Afronta el futuro con un fuerte crecimiento que la ha llevado a multiplicar su facturación en los últimos años, lo que supone el reto de gestionar multitud de documentos relativos a la facturación de proveedores y coordinar un flujo de aprobación de toda la documentación relacionada.
Previamente a la implementación de Alfresco, Estrella Galicia no disponía de una solución de gestión documental unificada, sino que empleaba un sistema propietario para la gestión de las facturas de sus proveedores, en el que la documentación se almacenaba en unidades de red, discos duros y otros sistemas.
Retos
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Implantar un gestor documental potente, Open Source y escalable -
Gestionar grandes volúmenes de facturas de proveedores -
Gestión de los flujos de facturas ágil
La solución
Desde sus comienzos, el proyecto se orientó a la gestión de las facturas de los proveedores, para posteriormente extender el uso de la plataforma documental al resto de departamentos. Era necesario gestionar una media de 4,000 documentos nuevos al mes en el departamento de Facturación, volumen que ha ido creciendo a medida que se han incorporado más departamentos y empresas del grupo al marco del proyecto.
“En el proceso de selección de la nueva plataforma documental, teníamos claro que debía ser de código abierto, así como escalable y fácilmente extensible a otras áreas de la compañía. También era fundamental que la solución contara con el respaldo de una red de partners y la garantía de Alfresco”, afirma José Manuel Santiso, responsable de negocio de TIC de Estrella Galicia.
El proceso de aprobación de una factura involucra a varias personas y la clave de la introducción de la nueva plataforma documental radica en la capacidad de agilizar el proceso de gestión de las facturas, de manera que el acceso a éstas y su validación se realice rápidamente. Además, era necesario el desarrollo de la gestión de los flujos de facturas a través de dispositivos móviles que ha permitido el acceso en todo momento y desde cualquier lugar a la aplicación, pudiendo gestionar (aprobar/rechazar) estos documentos a través de dispositivos móviles.
El resultado
En la actualidad y como parte de la nueva solución, Alfresco está integrada con muchas y diversas tecnologías, entre otras: dispositivos móviles IOS, iPhone y iPad; portal de facturas de los proveedores empleando CMIS; ERP propietario, utilizando servicios Web y WebScripts y numerosas aplicaciones propietarias empleando Webscripts.
Se ha empleado MySQL como gestor de base de datos, Tomcat como gestor de aplicaciones, y Redhat como sistema operativo.
Una vez asentadas las bases de gestión de los flujos de facturas, se han realizado mejoras evolutivas significativas en esta área, además de diversos procesos de personalización de la plataforma documental en otros departamentos.
La plataforma documental desarrollada ha sabido responder a esos requisitos de escalabilidad, de poder crecer poco a poco y en más áreas, además de facilitar la movilidad. Otros beneficios cualitativos que Estrella Galicia está experimentando son la facilidad de uso y un ahorro considerable de tiempo en tareas repetitivas, cualidades que, redundan en una mejora en la prestación del servicio a nivel interno y externo.