Caso de sucesso - AESA

Evolução do arquivo eletrónico da AESA (atualização da plataforma de gestão documental e desenvolvimento de uma aplicação para a gestão de ferramentas de gestão documental)

O projeto

A AESA (Agência Estatal de Segurança Aérea) estabeleceu como objetivo ter a sua plataforma de gestão documental com uma versão de Alfresco suportada pelo fabricante com a mesma funcionalidade que a solução inicial, embora mais robusta. Para o conseguir, necessitava de atualizar a sua plataforma de gestão documental de uma versão mais antiga do Alfresco, que já não era suportada pelo fornecedor, para a nova versão do produto Alfresco 7.2.

Neste projeto, a necessidade de migração do Alfresco é acompanhada pela adaptação da camada de serviços de gestão documental para utilizar a nova versão do Alfresco, para além da evolução do arquivo eletrónico.

Paralelamente a esta migração, o projeto inclui o desenvolvimento de um sistema de informação para a administração das ferramentas de gestão documental.

Os desafios

Atualização da sua plataforma de gestão documental
Adaptação e evolução da camada de serviços de gestão documental
Desenvolvimento de um sistema de informação para a administração dos instrumentos de gestão documental

A solução

O serviço prestado pela equipa da Izertis conseguiu dar resposta a todas as necessidades do cliente. A vasta experiência da equipa da Izertis em projetos de gestão documental sobre Alfresco permitiu proporcionar um processo de migração com um salto direto para a última versão, com a menor complexidade possível através da utilização de playbooks Ansible e totalmente documentado; além de que os desenvolvimentos integrados com Alfresco são eficientes e compatíveis com a versão para a qual se migrou Alfresco.

O desenvolvimento do novo sistema foi abordado utilizando a metodologia SCRUM para garantir que o resultado cumprisse com os requisitos e cobrisse todas as necessidades da equipa de arquivo.

O projeto envolveu:

Desenvolver a estratégia de migração adequada e adaptar os artefactos para facilitar a execução da migração
Preparar o manual para a execução do processo da migração
Preparar o manual para a instalação e configuração da nova plataforma para a nova versão do Alfresco
Acompanhar a equipa técnica do cliente durante a execução dos processos nos seus servidores

O trabalho de desenvolvimento envolveu:

Cumprir com as normas de desenvolvimento do cliente
Integrar os componentes desenvolvidos com os componentes transversais do cliente e com o gestor documental.
Preparar a documentação técnica dos desenvolvimentos
Elaborar os manuais de instalação e de utilizador

O resultado

Na conclusão deste projeto, a AESA alcançou os seus objetivos:

Ter atualizada a sua plataforma de gestão documental, Alfresco, e trabalhar assim com uma versão suportada pelo fornecedor
Dispor de um sistema de informação para a gestão das ferramentas de gestão documental
Evoluir o arquivo eletrónico